LỪA ĐẢO: Điểm mù có thể làm mờ mắt doanh nghiệp của bạn

Hãy tưởng tượng điều này: nhân viên có vẻ trung thành của bạn đang sao chép dữ liệu bí mật của công ty vào bộ lưu trữ đám mây cá nhân của họ, một nhà cung cấp đáng tin cậy đang gửi hóa đơn tăng cao hoặc một khách hàng hiểu biết đang khai thác một cách có hệ thống chính sách hoàn trả của bạn. Lừa đảo là kẻ săn mồi thầm lặng ẩn nấp trong bóng tối của ngay cả những tổ chức có thiện chí nhất. Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp đều có sẵn một số biện pháp bảo vệ nhưng họ thường bỏ qua toàn bộ các mối đe dọa, khiến bản thân phải đối mặt với rủi ro đáng kể.

Chúng ta đã thấy điều đó nhiều lần: các công ty tập trung cao độ vào gian lận tài chính, bỏ qua các hình thức xảo quyệt khác như gian lận công nghệ (vi phạm dữ liệu, trộm cắp IP), gian lận vận hành (thao túng quy trình, hao hụt hàng tồn kho), lừa đảo khách hàng (trả hàng giả, bồi hoàn) , gian lận của nhà cung cấp (thanh toán quá mức, lại quả) và thậm chí là gian lận tuân thủ (trình bày sai dữ liệu cho cơ quan quản lý). Nó giống như bỏ tất cả trứng vào một giỏ và hy vọng rằng một ổ khóa sẽ bảo vệ toàn bộ ngôi nhà của bạn.

Tại sao gian lận phát triển mạnh trong bóng tối

Gian lận không chỉ là một mối đe dọa đơn lẻ; đó là một hệ sinh thái phức tạp, đang phát triển, phát triển mạnh mẽ ở những góc khuất trong tổ chức của bạn. Hai yếu tố chính tạo ra môi trường hoàn hảo cho hoạt động lừa đảo:

1. Ảo tưởng về sự kiểm soát

   Nhiều tổ chức rơi vào cái bẫy tin rằng tuân thủ đồng nghĩa với bảo mật. Họ siêng năng đánh dấu các hộp, tuân theo các quy trình và cho rằng nỗ lực ngăn chặn gian lận của họ là đủ. Tuy nhiên, những kẻ lừa đảo không chơi theo cùng một quy tắc. Họ liên tục thích nghi, tìm ra những cách mới để khai thác các lỗ hổng và vượt qua các kẽ hở của ngay cả những biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt nhất. Đánh giá rủi ro ở cấp độ bề mặt, đánh giá chỉ lướt qua bề mặt của các mối đe dọa tiềm ẩn, đơn giản là không thể sánh được với sự khéo léo của một kẻ lừa đảo kiên quyết.

   
   

   Ví dụ : Trong vụ vi phạm dữ liệu Target năm 2013, tin tặc đã khai thác lỗ hổng trong hệ thống của nhà cung cấp bên thứ ba để có quyền truy cập vào hàng triệu chi tiết thẻ tín dụng của khách hàng bất chấp việc Target tuân thủ các tiêu chuẩn ngành.

   
   

2. Tâm lý silo

   Ở nhiều tổ chức, quản lý rủi ro gian lận là một nỗ lực rời rạc. Các phòng ban khác nhau hoạt động riêng lẻ, mỗi phòng tập trung vào miếng bánh lừa đảo hẹp của riêng mình. CNTT có thể tập trung quá mức vào các mối đe dọa trên mạng, trong khi kế toán lại bận tâm đến những bất thường về tài chính. Sự thiếu hợp tác này tạo ra một cái nhìn rời rạc về bối cảnh rủi ro. Thông tin quan trọng vẫn bị cô lập, các mô hình không được chú ý và các cơ hội phòng ngừa bị bỏ lỡ. Những kẻ lừa đảo khai thác những khoảng trống này, lẻn vào giữa các bộ phận mà không bị phát hiện và tiếp tục âm mưu của chúng.

   
   

   Ví dụ : Vụ bê bối Enron là một lời nhắc nhở rõ ràng về việc các hoạt động kín đáo và thiếu liên lạc có thể khiến các hoạt động gian lận không bị phát hiện trong nhiều năm như thế nào. Cấu trúc tài chính phức tạp của Enron và sự thiếu liên lạc minh bạch giữa các bộ phận đã cho phép công ty này che giấu những khoản nợ khổng lồ và thổi phồng lợi nhuận. Sự thiếu giám sát và tích hợp này cuối cùng đã dẫn đến một trong những vụ lừa đảo doanh nghiệp lớn nhất trong lịch sử. Nói một cách đơn giản, các tổ chức thường đánh giá quá cao sự chuẩn bị của họ và đánh giá thấp mối liên hệ giữa gian lận với nhau. Nó giống như việc cố gắng giải một trò chơi ghép hình chỉ với một vài mảnh ghép—bạn có thể nhìn thấy thoáng qua bức tranh, nhưng phạm vi thực sự của vấn đề vẫn bị ẩn giấu.

   
   

Nói một cách đơn giản, các tổ chức thường đánh giá quá cao sự chuẩn bị của họ và đánh giá thấp mối liên hệ giữa gian lận với nhau. Nó giống như việc cố gắng giải một trò chơi ghép hình chỉ với một vài mảnh ghép—bạn có thể nhìn thấy thoáng qua bức tranh, nhưng phạm vi thực sự của vấn đề vẫn bị ẩn giấu.

Sự cần thiết phải quản lý gian lận tích hợp

Chiến lược quản lý gian lận tích hợp bao gồm sự hợp tác giữa tất cả các bộ phận, đảm bảo rằng các nỗ lực ngăn chặn gian lận không chỉ gắn kết và toàn diện mà còn được ghi chép kỹ lưỡng. Nhiều tổ chức không tổng hợp và ghi lại các rủi ro gian lận của mình một cách hiệu quả, thường chỉ gắn thẻ “gian lận” cho một số rủi ro trong đánh giá rủi ro doanh nghiệp của họ. Điều này có thể dẫn đến một bức tranh không đầy đủ về nguy cơ gian lận tổng thể của tổ chức, để lại những điểm mù tiềm ẩn và cản trở việc phát triển các biện pháp kiểm soát giảm thiểu hiệu quả. Một cách tiếp cận tích hợp thực sự sẽ thu hẹp những khoảng cách này, cho phép các tổ chức xác định các rủi ro gian lận có liên quan lẫn nhau và triển khai các biện pháp kiểm soát nhằm giải quyết toàn bộ các mối đe dọa tiềm ẩn, đồng thời duy trì hồ sơ tập trung và dễ tiếp cận về hành vi gian lận của tổ chức.

Bằng cách áp dụng chiến lược quản lý gian lận tích hợp, các tổ chức có thể:

• Xác định và giải quyết nhiều rủi ro gian lận hơn : Phương pháp hợp tác cho phép đánh giá toàn diện hơn các lỗ hổng trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh.
• Triển khai các biện pháp kiểm soát hiệu quả hơn : Bằng cách hiểu rõ các loại gian lận khác nhau có thể giao nhau như thế nào, bạn có thể thiết kế các biện pháp kiểm soát nhằm giải quyết nhiều rủi ro cùng một lúc.
• Phát hiện gian lận sớm hơn : Chia sẻ thông tin và phân tích dữ liệu cho phép phát hiện nhanh hơn hoạt động đáng ngờ, giảm thiểu tổn thất và cho phép phản hồi nhanh chóng.
• Tạo ra một nền văn hóa đạo đức và tuân thủ mạnh mẽ hơn : Khi mọi người tham gia vào việc ngăn chặn gian lận, điều đó sẽ gửi đi một thông điệp rõ ràng rằng hành vi phi đạo đức sẽ không được dung thứ.

Nói tóm lại, chiến lược quản lý gian lận tích hợp không chỉ là phương pháp hay nhất; đó là điều cần thiết trong môi trường kinh doanh phức tạp và liên kết với nhau ngày nay. Bằng cách phá vỡ các rào cản, thúc đẩy hợp tác và tận dụng công nghệ, các tổ chức có thể tạo ra một biện pháp bảo vệ mạnh mẽ chống lại gian lận và bảo vệ tài sản có giá trị của mình.

Ngoài gian lận tài chính: Bản chất đa dạng của gian lận

Trong khi gian lận tài chính là một mối lo ngại đáng kể thì các loại gian lận khác cũng có thể gây thiệt hại không kém. Nhiều tổ chức không nhận ra tầm quan trọng của việc giải quyết gian lận công nghệ, gian lận hoạt động, gian lận khách hàng, gian lận nhà cung cấp và gian lận tuân thủ.

Lừa đảo công nghệ

Gian lận công nghệ liên quan đến việc truy cập trái phép vào hệ thống, vi phạm dữ liệu và tấn công mạng. Những sự cố này có thể dẫn đến mất dữ liệu, trộm cắp tài chính và thông tin khách hàng bị xâm phạm. Vụ vi phạm Equachus năm 2017, nơi tin tặc đánh cắp thông tin cá nhân của 147 triệu người, nêu bật tác động tàn khốc của gian lận công nghệ.

Gian lận hoạt động

Gian lận hoạt động xảy ra trong các quy trình và hoạt động của tổ chức. Các ví dụ bao gồm làm sai lệch hồ sơ, thao túng dữ liệu vận hành và chiếm dụng tài nguyên. Vụ bê bối về khí thải của Volkswagen, nơi công ty cài đặt phần mềm để gian lận trong các cuộc kiểm tra khí thải, cho thấy hậu quả của gian lận trong hoạt động.

Lừa đảo khách hàng

Lừa đảo khách hàng bao gồm các hành vi lừa đảo của khách hàng, chẳng hạn như đánh cắp danh tính, khiếu nại sai và yêu cầu bồi hoàn. Các tổ chức nên sử dụng các phương pháp xác minh nâng cao và giám sát tương tác của khách hàng để xác định các hoạt động đáng ngờ.

Gian lận của nhà cung cấp

Gian lận của nhà cung cấp bao gồm tính giá quá cao, lại quả và cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ không đạt tiêu chuẩn. Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp nên tiến hành thẩm định kỹ lưỡng khi lựa chọn nhà cung cấp và duy trì quy trình mua sắm minh bạch.

Gian lận tuân thủ

Gian lận tuân thủ liên quan đến việc vi phạm các yêu cầu quy định, chẳng hạn như báo cáo sai dữ liệu và né tránh việc kiểm tra tuân thủ. Để giảm thiểu rủi ro này, các tổ chức phải thiết lập hệ thống giám sát tuân thủ nghiêm ngặt và đảm bảo đào tạo nhân viên liên tục.

Các chiến lược để giảm thiểu gian lận toàn diện

Để chống gian lận một cách hiệu quả, các tổ chức cần một cách tiếp cận đa hướng, vượt xa các hộp kiểm đơn giản:

1. Đánh giá rủi ro toàn diện : Tiến hành đánh giá thường xuyên, kỹ lưỡng về tất cả các rủi ro gian lận tiềm ẩn trong toàn tổ chức, không chỉ các rủi ro tài chính. Điều này bao gồm việc đánh giá các biện pháp kiểm soát hiện tại và xác định các khoảng trống. Sử dụng các khuôn khổ như Hướng dẫn quản lý rủi ro gian lận của COSO để đánh giá và giải quyết các rủi ro gian lận một cách có hệ thống.
2. Quản lý gian lận tích hợp : Thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban để tạo ra một chiến lược phòng chống gian lận thống nhất. Đảm bảo rằng các nỗ lực phát hiện và ngăn chặn gian lận được phối hợp và toàn diện. Phương pháp tiếp cận tích hợp cho phép sử dụng hiệu quả hơn các công cụ, nhân sự và chiến lược, tối đa hóa khả năng phòng chống gian lận tổng thể của tổ chức.
3. Giám sát và cập nhật liên tục : Các chiến thuật gian lận ngày càng phát triển và hệ thống phòng thủ của bạn cũng vậy. Thường xuyên cập nhật các biện pháp kiểm soát, tiến hành kiểm tra và sử dụng các công cụ giám sát nâng cao để phát hiện và ứng phó với các mối đe dọa gian lận mới.
4. Đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên : Giáo dục nhân viên về các loại gian lận khác nhau và cách nhận biết chúng. Lực lượng lao động có đầy đủ thông tin là tuyến phòng thủ quan trọng chống lại gian lận.
5. Tận dụng công nghệ: Sử dụng các công nghệ tiên tiến để phát hiện các mô hình và điểm bất thường cho thấy gian lận. Hệ thống tự động có thể nâng cao khả năng xác định và giảm thiểu gian lận trong thời gian thực của bạn, đồng thời có thể quét lượng lớn dữ liệu giao dịch để phát hiện các mô hình bất thường cho thấy gian lận.

Bảo vệ tổ chức của bạn khỏi gian lận

Việc điều hướng thế giới phức tạp của quản lý rủi ro gian lận có thể khó khăn nhưng điều đó rất quan trọng đối với sự phát triển lâu dài và thành công của tổ chức của bạn. Bạn đã sẵn sàng củng cố khả năng phòng vệ của mình trước gian lận chưa? Hãy liên hệ với Audit Peak ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí nhằm tìm hiểu cách các chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá các lỗ hổng, phát triển chương trình quản lý rủi ro gian lận toàn diện và triển khai các biện pháp kiểm soát hiệu quả để bảo vệ doanh nghiệp của bạn từ trong ra ngoài.

Chuyên môn của chúng tôi về SOC 2 , HIPAA , NIST CSF , CCPA, FISMA và các khuôn khổ tuân thủ khác đảm bảo tổ chức của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn ngành và phương pháp hay nhất. Đừng để gian lận trở thành điểm mù của bạn - hãy thực hiện các bước chủ động để bảo vệ doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.

Điểm mấu chốt

Lừa đảo là một kẻ thù đáng gờm nhưng không phải là bất khả chiến bại. Bằng cách thực hiện cách tiếp cận chủ động, toàn diện, bạn có thể làm sáng tỏ những điểm mù và củng cố khả năng phòng thủ của mình trước mối đe dọa thầm lặng này. Hãy nhớ rằng, đó không chỉ là bảo vệ lợi nhuận của bạn – mà còn là bảo vệ danh tiếng, tính chính trực và tương lai của tổ chức bạn.