Cách chạy dự phòng hàng ngày cho các nhóm nhanh nhẹn

Thời gian là tiền tệ có giá trị nhất của chúng tôi.

Cách tiếp cận truyền thống của các cuộc họp kéo dài, chứa đầy thông tin thường làm giảm thời gian hơn là tăng năng suất.

Các cuộc họp hàng ngày là các cuộc họp nhanh chóng, tập trung và chính xác. Chúng đóng vai trò kiểm tra mạch thường xuyên của nhóm. Còn được gọi là cuộc họp scrum hàng ngày, cuộc trò chuyện nhóm hàng ngày hoặc cuộc họp đồng bộ hóa, chúng là một nền tảng ngắn gọn để chia sẻ các bản cập nhật, đánh dấu các trình chặn và điều chỉnh các nỗ lực của nhóm. Chúng là một cuộc trò chuyện nhóm nhanh vào buổi sáng, nơi mọi người đều thống nhất quan điểm và hiểu rõ hơn về công việc trong ngày.

Vậy các cuộc họp dự phòng hàng ngày hoạt động như thế nào và bạn có thể tận dụng chúng như thế nào để tăng năng suất?

Cuộc họp đứng hàng ngày là gì?

Đứng lên hàng ngày, hoặc scrum hàng ngày, bắt nguồn từ các phương pháp Agile và Scrum.

Một standup điển hình hàng ngày được xây dựng xung quanh ba câu hỏi chính:

• Bạn đã làm gì ngày hôm qua?
• Bạn sẽ làm gì hôm nay?
• Có bất kỳ trình chặn theo cách của bạn?

Mục tiêu ở đây không phải là giải quyết vấn đề mà là xác định chúng để có thể giải quyết kịp thời.

Bạn sẽ nhận thấy rằng tôi không đề cập đến hình thức của cuộc họp. Theo truyền thống, đứng lên là một cuộc họp trực tiếp. Tất nhiên, nó cũng có thể là ảo.

Nhưng nó thực sự không nhất thiết phải là một tập hợp nhiều người – nó cũng có thể không đồng bộ hoặc do AI điều khiển! Thêm về điều này sau.

Tại sao đứng lên hàng ngày lại quan trọng

Tại sao lại ồn ào về việc đứng lên hàng ngày? Chà, nhiều nhóm phần mềm tận dụng một số đặc quyền đối với nghi thức hàng ngày.

Luồng giao tiếp

Standup cung cấp một không gian thường xuyên, có cấu trúc để nhóm trao đổi thông tin và cập nhật, đồng thời sắp xếp các ưu tiên trong ngày.

Vòng phản hồi liên tục này dẫn đến ít hiểu lầm hơn, ít nỗ lực trùng lặp hơn và khả năng hiển thị lớn hơn.

Trách nhiệm giải trình

Khi đứng lên, mọi người đều có một nền tảng. Các thành viên trong nhóm chia sẻ tiến độ, cam kết và các rào cản của họ trước các đồng nghiệp của họ, để giữ cho những gì đã được thống nhất trong kế hoạch chạy nước rút với Scrum Master và Chủ sở hữu sản phẩm đi đúng hướng.

Sự phản xạ

Standup không chỉ là cập nhật trạng thái; chúng là những hồi tưởng nhỏ.

Các nhóm chia sẻ công việc và các rào cản của họ, đồng thời nêu bật các điểm nghẽn về năng suất và kém hiệu quả. Phản ánh hàng ngày này dẫn đến cải tiến liên tục và quy trình làm việc hợp lý hơn.

Sự tham gia

Trong trường hợp đứng, mọi giọng nói đều quan trọng. Mọi người đều có cơ hội chia sẻ công việc và ý tưởng của mình.

Điều này không chỉ tốt cho tinh thần. Đó cũng là một thực hành tốt để đưa vào. Chọn một định dạng dự phòng hàng ngày phù hợp với nhiều vấn đề nhất có thể. Ví dụ: cập nhật trạng thái không đồng bộ có thể tốt hơn cho các nhóm phân tán và bao gồm nhiều người hướng nội hơn chẳng hạn.

Xác định và giải quyết các trình chặn nhanh chóng

Với các chế độ chờ hàng ngày, các vấn đề không trở nên nghiêm trọng và trở thành rào cản lớn.

Chúng được đánh dấu nhanh chóng và xử lý nhanh chóng, giữ cho dự án đi đúng hướng và giảm thiểu sự gián đoạn.

Chạy đứng hàng ngày

Những gì nên được đề cập trong một cuộc họp đứng?

Standup hàng ngày về cơ bản là một điểm kiểm tra tiến độ. Mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ ngắn gọn những gì họ đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì họ dự định giải quyết hôm nay và bất kỳ trở ngại nào họ gặp phải. Trọng tâm là sự ngắn gọn và liên kết hơn là giải quyết vấn đề. Các cuộc thảo luận sâu hơn phù hợp hơn cho các cuộc họp riêng biệt.

Thời gian chờ hàng ngày nên kéo dài bao lâu?

Bạn đã bao giờ nghe nói về thời gian chờ 15 phút chưa? Đó là điểm ngọt ngào. Đặt mục tiêu trong 15 phút, nhưng hãy nhớ rằng đó không phải là một quy tắc khó. Điều quan trọng là giữ cho nó ngắn gọn và có tác động. Nếu bạn có một nhóm lớn, bạn có thể cần nhiều thời gian hơn, nhưng hãy cân nhắc chia thành các nhóm nhỏ hơn để giữ cho các cuộc họp diễn ra nhanh chóng và tập trung.

Ai nên 'sở hữu' việc đứng lên hàng ngày?

Không giống như các cuộc họp truyền thống, các cuộc họp đứng hàng ngày không cần một 'người lãnh đạo' được chỉ định. Thay vào đó, mọi người chia sẻ trách nhiệm đảm bảo một cuộc họp hiệu quả và năng suất. Tuy nhiên, việc có một Scrum Master hoặc Project Manager hỗ trợ cuộc họp có thể giúp duy trì sự tập trung và tốc độ, đặc biệt là đối với các nhóm lớn hơn.

Khi nào nên đứng lên hàng ngày?

Buổi sáng. Bắt đầu một ngày của bạn với nó. Nó tạo tiền đề cho cả ngày, giúp xác định sớm các nút thắt cổ chai và đảm bảo mọi người được liên kết và sẵn sàng giải quyết các nhiệm vụ của họ. Nhưng hãy nhớ rằng nếu bạn đang quản lý một nhóm làm việc từ xa hoặc phân tán, hãy xem xét các múi giờ khác nhau khi lên lịch cho quá trình dự phòng hoặc xem xét các hoạt động dự phòng không đồng bộ.

Những gì để thảo luận trong một standup hàng ngày?

Tập trung vào tiến độ, kế hoạch và các vấn đề. Thảo luận về những gì bạn đã hoàn thành, chương trình làm việc của bạn và bất kỳ trở ngại nào bạn gặp phải. Hãy nhớ rằng, đây không phải là lúc để giải quyết vấn đề hoặc phản hồi chi tiết. Giữ cho nó ngắn gọn và thực hiện bất kỳ cuộc thảo luận phức tạp nào ngoại tuyến.

Làm thế nào để chạy các dự phòng hàng ngày từ xa?

Các nhóm từ xa và các nhóm phân tán điều hành các cuộc họp độc lập hàng ngày giống như cách bạn gặp mặt trực tiếp. Tận dụng các công cụ hội nghị truyền hình đáng tin cậy như Zoom hoặc Google Meet. Tính nhất quán là yếu tố then chốt, vì vậy hãy lên lịch cho việc chuẩn bị sẵn sàng vào thời điểm phù hợp với tất cả các thành viên trong nhóm, đồng thời lưu ý đến các múi giờ.

Mẹo hàng đầu: Standup hàng ngày không đồng bộ

Nhiều nhóm phát triển nhanh nhẹn thích chế độ chờ hàng ngày không đồng bộ hoặc chế độ chờ hàng ngày do AI điều khiển.

Các công cụ do AI điều khiển sẽ tự động tóm tắt những gì xảy ra trên tất cả các nền tảng của bạn mà không cần sự can thiệp của con người.

Các công cụ đứng lên hàng ngày không đồng bộ cho phép các thành viên trong nhóm nhập hoặc thậm chí ghi lại các lần đứng lên hàng ngày của họ.

Trong cả hai trường hợp, bạn có thể thiết lập kênh #standup Slack và sử dụng một công cụ để tự động cung cấp các bản cập nhật và tóm tắt.

Xem danh sách 8 công cụ hỗ trợ hàng ngày tốt nhất này.

Các chiến lược để đứng lên hiệu quả

Tối ưu hóa các lần đứng hàng ngày không phải là tuân theo một kịch bản cứng nhắc. Đó là về việc tạo ra một bầu không khí tin cậy, minh bạch và giao tiếp cởi mở. Dưới đây là một số chiến lược đã được thử nghiệm và thực tế để đảm bảo việc đứng lên của bạn hiệu quả và năng suất nhất có thể.

Đặt câu hỏi đúng

Bạn đã nắm được những điều cơ bản: Hôm qua bạn đã làm gì? Bạn đang làm gì hôm nay? Bất kỳ trình chặn nào? Đừng dừng lại ở đó. Khuyến khích nhóm của bạn vượt ra ngoài báo cáo trạng thái và chia sẻ thông tin chi tiết hoặc những thách thức thú vị. Điều này thúc đẩy một nền văn hóa học hỏi và tò mò.

Biến nó thành sự kiện định kỳ

Tính nhất quán là chìa khóa. Lên lịch đứng dậy vào cùng một thời điểm mỗi ngày để biến nó thành thói quen. Điều này tạo nên kỷ luật, giúp quản lý kỳ vọng và đảm bảo mọi người đều đồng bộ.

Thời gian mỗi người tham gia

Brevity là linh hồn của standup. Khuyến khích mỗi người tham gia cập nhật ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Cân nhắc sử dụng đồng hồ bấm giờ để duy trì tốc độ nhanh. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm lớn hơn hoặc những người có xu hướng đi chệch hướng.

Tự động hóa standup của bạn

Công nghệ là bạn của bạn. Tận dụng các công cụ phần mềm để hợp lý hóa quy trình dự phòng của bạn. Bạn có thể sử dụng một công cụ tự động để quản lý các dự phòng từ xa hoặc không đồng bộ, theo dõi các bản cập nhật và duy trì một bản ghi để tham khảo trong tương lai.

Những cạm bẫy của standup truyền thống hàng ngày

Standup hàng ngày đôi khi có thể giảm. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến mà các nhóm gặp phải:

• Tốn thời gian: Thông thường, việc đứng lên hàng ngày mất nhiều thời gian hơn dự kiến, ăn vào thời gian làm việc quý giá. Trong một tuần, điều này có thể tích lũy thành hàng giờ làm giảm năng suất.
• Sự tham gia không nhất quán: Không phải ai cũng có thể lúc nào cũng tham gia đứng, đặc biệt là trong các nhóm phân tán ở nhiều múi giờ khác nhau.
• Quá tải thông tin: Quá nhiều bản cập nhật có thể nhấn chìm những bản cập nhật thực sự quan trọng. Cần phải làm việc để sàng lọc và ghi nhớ tất cả các chi tiết.
• Phụ thuộc vào trí nhớ của con người: Mọi người có thể quên đề cập đến các chi tiết chính hoặc có thể không nhận ra tầm quan trọng của các bản cập nhật cụ thể.

Những triệu chứng này có thể là dấu hiệu cho thấy bạn cần thay đổi cách thức hoàn thành hoạt động dự phòng hàng ngày của mình, chẳng hạn như bằng cách chuyển sang hoạt động dự phòng không đồng bộ hoặc do AI điều khiển.

Một giải pháp?

CollabGPT là AI thực hiện các động tác đứng tốt hơn so với các động tác đứng! Tôi đã xây dựng nó chỉ cho mục đích này cùng với nhóm của mình và tôi muốn chia sẻ cách nó có thể hoạt động cho bạn.

Đó là người bạn đồng hành AI an toàn của bạn để theo dõi các dự án phần mềm của bạn trên tất cả các nền tảng giao tiếp của bạn, bao gồm Slack, Jira, GitHub, v.v.

CollabGPT nắm chắc bối cảnh, mục tiêu và hoạt động của nhóm bạn. Nó hoạt động giống như một đồng nghiệp chu đáo, quan sát, phản ánh và cung cấp những hiểu biết sâu sắc về những gì thực sự quan trọng đối với nhóm của bạn.

Thay vì để nhóm của bạn phải tranh giành để thu hồi và chia sẻ các bản cập nhật, CollabGPT tạo bản tóm tắt các hoạt động, quyết định và kết quả quan trọng nhất. Mỗi ngày (hoặc tuần), CollabGPT sẽ rà soát các diễn biến hàng ngày trong dự án của bạn và chia sẻ những điều quan trọng.

Có một câu hỏi phức tạp? Đừng lo lắng. CollabGPT có thể trả lời câu hỏi đó một cách chính xác.

Nhóm của bạn có bị phân tán trên nhiều nền tảng cộng tác không? CollabGPT xử lý nó một cách liền mạch bằng cách đối sánh các tham chiếu trên nhiều nguồn khác nhau, từ yêu cầu kéo và cuộc hội thoại Slack đến yêu cầu Jira.

Và, tất nhiên, chúng tôi hiểu quyền riêng tư dữ liệu quan trọng như thế nào. Với Trung tâm chỉ huy quyền riêng tư của chúng tôi, bạn kiểm soát dữ liệu của mình, giữ cho dữ liệu an toàn và riêng tư.

Chúng tôi nghĩ điều đó thật tuyệt vời và tôi tin rằng bạn cũng sẽ như vậy.

Thêm CollabGPT vào Slack miễn phí.

Kéo nó lại với nhau

Dự phòng hàng ngày là một cách hiệu quả để trao đổi thông tin quan trọng trong các nhóm phần mềm nhanh nhẹn.

Tuy nhiên, các hoạt động dự phòng truyền thống hàng ngày đôi khi có thể bị thiếu sót, tạo cơ hội cho các giải pháp không đồng bộ và dựa trên AI phát huy tác dụng.

Cũng được xuất bản ở đây.