Criando a ponte perfeita: como configurar uma integração Jira Salesforce

Se você é usuário do Jira ou do Salesforce (ou talvez de ambos?) e está tendo dificuldades para sincronizar dados entre as duas plataformas, você está no lugar certo. Ambas as plataformas têm seus pontos fortes e fracos, mas quando usadas em conjunto, podem ser uma combinação poderosa para empresas de todos os tamanhos.

Um dos benefícios de um Integração Jira Salesforce é que ele permite que você acompanhe todas as interações com os clientes em um só lugar. Isso pode ser útil para as equipes de vendas, pois elas podem ver todo o histórico de interações de um cliente com sua empresa, desde o contato inicial até a compra e os tickets de suporte.

Por que integrar Salesforce e Jira? Pode ajudá-lo a melhorar seus processos de gerenciamento de projetos. Você pode usar o Jira para acompanhar o andamento dos seus projetos, definir prazos e atribuir tarefas aos membros da equipe. Isso pode ajudá-lo a garantir que seus projetos estejam no caminho certo e que todos estejam na mesma página.

Parece bom, certo? Vamos ver como podemos implementar uma integração bidirecional do Jira Salesforce em algumas etapas.

Mas primeiro, quais são as diferentes maneiras de integrar Jira e Salesforce?

Como integrar Jira e Salesforce?

Existem diversas maneiras de integrar Força de vendas e Jira , incluindo as formas nativas típicas. Mas quem quer falar sobre suas limitações?

Portanto, para efeitos deste guia, escolhi uma solução de terceiros chamada Exalate. Posso configurar praticamente qualquer caso de uso, do básico ao avançado, usando esta ferramenta.

Exaltar é uma plataforma de integração de dados que facilita a conexão de diferentes ferramentas de ITSM e plataformas de gerenciamento de trabalho como Jira, Salesforce, GitHub, Azure DevOps, ServiceNow, etc.

Exalate: uma plataforma de integração avançada

Quando se trata de soluções de integração convencionais, o Exalate tem benefícios óbvios sobre elas.

• Apoia a integração descentralizada para que cada parte da integração tenha controle independente sobre as informações enviadas e recebidas. Esse controle autônomo o torna um candidato perfeito para integrações entre empresas ou MSP .
• O recurso de integração descentralizada é importante para segurança de integração já que os administradores do Jira e do Salesforce não precisam consultar um ao outro para alterar os requisitos de integração. Isso garante que os administradores não mexam nas sincronizações uns dos outros.
• Cada nó Exalate possui seu próprio ambiente de integração, separado de outro nó. Esse suporte para locação única garante que você tenha processos, arquivos e espaço de rede dedicados, independentes um do outro.
• Ele fornece uma configuração de integração sem código/low-code. Os usuários empresariais preferem o nenhum código modo para casos de uso de sincronização simples, enquanto os usuários técnicos podem implementar integrações profundas com o código baixo modo.
• O modo low-code, chamado modo Script no Exalate, possui um avançado Script baseado em Groovy mecanismo para permitir que você sincronize o que quiser, da maneira que desejar. O Exalate consegue isso com a ajuda de processadores de sincronização de entrada e saída.

Agora é hora de mergulhar no processo passo a passo de configuração de uma integração do Jira ServiceNow.

Como implementar uma integração Jira Salesforce em 6 etapas fáceis

Como eu disse, o Exalate é uma solução descentralizada. Portanto, você precisa instalá-lo no Jira e no Salesforce e depois conectar as instâncias.

Depois que suas instâncias estiverem conectadas, você poderá criar um mapeamento (também conhecido como regras de sincronização) entre os dois sistemas. Este mapeamento dirá ao Exalate como conectar os dados no Salesforce e no Jira.

Depois de criar um mapeamento, você pode usar o Exalate para sincronizar dados entre o Salesforce e o Jira. O Exalate pode sincronizar dados em tempo real ou de forma programada.

Vamos começar!

Etapa 1. Instale o Exalate no Salesforce

Para instalar o Exalate no Salesforce, navegue até o Salesforce AppExchange e procure por "Exalar".

Clique no botão "Obter agora" para prosseguir.

Selecione onde deseja instalar o Salesforce: na sua organização atual ou em uma organização Sandbox. Optei por instalá-lo em minha organização atual.

Role para baixo para revisar e aceitar os termos e condições. Clique em “Confirmar e instalar” para iniciar o processo de instalação.

Especifique os usuários do Salesforce para os quais você deseja instalar o Exalate. Você pode modificar isso mais tarde, se necessário. Optei por instalá-lo para todos os usuários. Clique em “Instalar”.

Agora, “Aprovar acesso de terceiros” clicando em “Continuar”. Esta etapa dá ao Exalate acesso aos dados necessários. O processo de instalação está concluído.

Clique em “Concluído” para finalizar a configuração.

Vá para sua instância do Salesforce e crie um aplicativo conectado . Salve o “Segredo do Consumidor” e a “Chave do Consumidor” geradas durante este processo.

Na sua instância do Salesforce, navegue até “Aplicativos” e pesquise “Exalate”.

Use o “Segredo do Consumidor” e a “Chave do Consumidor” que você salvou anteriormente e clique em “Solicitar Nó”.

Clique em “Permitir” para conceder permissões de acesso ao Exalate. Insira seus dados pessoais e clique em “Concordar e enviar”. Aguarde um e-mail do Exalate License Manager.

No seu e-mail, clique em "Verificar instância do Exalate" para ser redirecionado ao console de administração do Exalate.

Observação *: você também pode obter o Salesforce Connector para Jira por meio do Atlassian Marketplace.*

Se você já instalou o Exalate em sua instância do Jira, pule para a etapa 3 e comece a configurar sua conexão. Caso contrário, prossiga para a próxima etapa.

Etapa 2. Instale o Exalate no Jira

Instalar o Exalate no Jira é um processo simples, pois é um aplicativo. Você pode fazer isso diretamente do Site Exalar ou acessando o Atlassian Marketplace e pesquisando a sincronização de problemas do Exalate Jira .

Aqui, orientaremos você na configuração do Exalate no Jira.

Observação *: presumo que você esteja usando o Jira Cloud, mas observe que o Exalate também permite sincronizar o Salesforce com o Jira localmente. Você pode encontrar instruções para essa instalação aqui . Para obter mais informações sobre o Jira Cloud, clique em aqui .*

Para instalar o Exalate, clique no ícone “Configurações” no canto superior direito da sua instância do Jira e selecione “Aplicativos” no menu suspenso.

No submenu esquerdo, escolha “Encontrar novos aplicativos”.

Na caixa de pesquisa, digite “Exalate” e pressione Enter.

Você verá vários aplicativos Exalate projetados para diferentes rastreadores de problemas listados. Certifique-se de selecionar o correto, como "Exalate Jira Issue Sync e mais".

Clique no botão "Experimentar gratuitamente".

Uma janela pop-up chamada “Adicionar ao Jira” aparecerá. Clique em “Iniciar teste gratuito”.

Depois de um momento, clique em “Começar”.

Tudo bem! Você está pronto para iniciar sua primeira conexão.

Etapa 3. Conecte o Jira ao Salesforce

Comece estabelecendo uma conexão entre Jira e Salesforce onde um lado inicia e o outro aceita.

Neste exemplo, iniciaremos a conexão do Salesforce, mas você pode começar de qualquer um dos lados. O Exalate fornece uma interface consistente em todas as plataformas, eliminando a necessidade de se preocupar sobre por onde começar e como proceder.

Clique no botão “Conexões” > “Iniciar conexão”. A próxima tela solicita que você insira o URL da instância de destino.

Inseriremos o URL da instância do Jira, pois iniciamos a conexão do lado do Salesforce. Após uma verificação rápida, escolha o modo de conexão.

O Exalate for Salesforce oferece dois modos: Básico e Script.

O modo Básico fornece uma interface de usuário sem código e sem configuração, adequada para casos de uso de sincronização simples.

Recomendamos usar o Modo Script para obter maiores recursos de personalização, mesmo para casos de uso complexos.

Abordaremos os dois modos aqui, começando com:

O modo básico

Depois de clicar em "Avançar" na tela acima, confirme se você tem acesso de administrador ao lado de destino (ou seja, a instância do Jira).

Selecione “Sim, tenho acesso de administrador” e clique em “Iniciar”. Se não tiver acesso, você pode copiar e colar manualmente um código de convite no lado do Jira.

Após a verificação bem-sucedida, você será redirecionado para a instância do Jira. Selecione o projeto Jira onde deseja que as entidades do Salesforce sincronizem e clique em “Confirmar”.

Você pode começar a sincronizar imediatamente seu primeiro problema inserindo sua chave na caixa de texto e clicando em “Exalar”. Aguarde um momento enquanto as mensagens de status apropriadas são exibidas.

Sente-se e relaxe enquanto seu primeiro problema é sincronizado.

O modo de script

Selecione o modo Script e clique em “Avançar”.

Dê um nome à sua conexão. Isso o ajudará a identificar sua conexão, especialmente se você tiver múltiplas conexões.

Nomeie as instâncias locais e remotas. Um nome de conexão é gerado automaticamente com base nas suas entradas. Você pode alterá-lo se quiser.

Quando estiver pronto, clique em “Iniciar”.

Exalate gera um código de convite. Clique em “Copiar código do convite” para salvá-lo com segurança.

Seu trabalho no lado do Salesforce está concluído. Prossiga para sua instância do Jira para as próximas etapas.

No lado do Jira, abra a guia “Conexões” no console de administração do Exalate e clique em “Aceitar convite”. Isso abrirá uma área de texto. Cole o código de convite que você copiou anteriormente e clique em “Avançar”.

Assim como no modo Básico, selecione o projeto no lado Jira e clique em “Confirmar”

Parabéns, você conectou com sucesso suas instâncias do Jira e do Salesforce.

Aí vem a parte emocionante! Vamos configurar nossa sincronização.

Etapa 4. Configure a conexão para definir quais informações serão compartilhadas

É hora de controlar a troca de informações entre Jira e Salesforce configurando a conexão.

A tela de configuração possui duas abas: “Regras” e “Gatilhos”. Abordarei a guia “Regras” nesta seção e veremos como os “gatilhos” funcionam na próxima seção.

Você encontrará as regras de sincronização na guia “Regras”. Essas regras são escritas na linguagem de script Groovy, portanto, se você estiver familiarizado com ela, será fácil para você.

As regras de "Sincronização de saída" determinam o que você enviou ao outro lado, e as regras de "Sincronização de entrada" controlam como você interpreta as informações do outro lado.

Tanto o Jira quanto o Salesforce têm essas regras; a única diferença é como abordamos as entidades. As entidades dependem da plataforma a partir da qual você acessa a conexão.

Você pode editar diretamente as regras dentro das caixas de texto ou copiá-las e colá-las para trabalhar mais tarde.

A instrução " replica.description = entidade.Description " nas regras de "Sincronização de saída" do Salesforce significa que a descrição do caso (entidade) é salva em uma réplica.

A réplica atua como um espaço reservado para armazenar os valores que você deseja enviar ou receber. Nesse caso, significa enviar a descrição do caso do Salesforce para a descrição do problema criada no Jira.

Da mesma forma, nas regras de "Sincronização de entrada" do Jira, " issue.description = replica.description " significa que você copia a descrição da réplica (Case do Salesforce) no campo de descrição do problema do Jira.

Se desejar definir valores específicos para campos de entidade, você poderá substituir qualquer um dos valores fornecidos por valores entre aspas. Por exemplo, você pode alterar " replica.description = entidade.Description " para " replica.description = 'sent from Salesforce.' "

Para excluir dados que você não deseja mais compartilhar, você pode excluir a linha correspondente ou comentá-la adicionando "//" no início da linha.

Você também pode explorar ' ajudantes de script 'para lidar com processamento complexo. Por exemplo, no lado do Jira, nas regras de sincronização de entrada, " issue.attachments = attachmentHelper.mergeAttachments(issue, replica) " usa um auxiliar para processar anexos. Isto é particularmente útil para lidar com anexos com vários tipos de arquivo.

Você pode editar essas regras na seção de regras de sincronização de saída ou na seção de regras de sincronização de entrada, dependendo se deseja fazer alterações nos dados enviados ou recebidos.

Lembre-se de clicar em “Publicar” depois de fazer todas as alterações.

Etapa 5. Configurar gatilhos para sincronização automatizada

Gatilhos defina as condições sob as quais os problemas do Jira e as entidades do Salesforce serão sincronizados.

Talvez você queira sincronizar uma "conta do Salesforce" relacionada a um cliente específico com o Jira ou criar automaticamente um problema do Jira sempre que um "caso do Salesforce" for criado ou atualizado. Você pode configurar gatilhos facilmente para qualquer requisito.

O processo de criação de gatilhos é semelhante no Jira e no Salesforce, mas as consultas de pesquisa são específicas da plataforma. Por exemplo, Jira usa JQL (Jira Query Language), enquanto Salesforce usa SOQL (Salesforce Object Query Language).

A criação de gatilhos é intuitiva e direta.

Demonstraremos como criar um gatilho no Salesforce. Se você seguiu este tutorial passo a passo, deverá estar na tela de edição de conexão agora.

Se você não estiver lá, vá para a seção "Conexões" no console do Exalate e clique no botão editar conexão. Nas guias acima, clique em “Gatilhos”.

Clique no botão "+ Criar gatilho" e um modal "Adicionar gatilho" aparecerá.

Há uma lista suspensa de entidades do Salesforce para escolher, como Conta, Caso, Oportunidade, Tarefa, Produto, etc. Dependendo do que você selecionar, campos adicionais serão exibidos.

Você pode até especificar as condições de filtragem escrevendo uma consulta SOQL na seção "If". Certifique-se de adicionar notas relevantes para ajudá-lo a entender o propósito do gatilho, especialmente se você tiver muitos gatilhos.

Você encontrará uma caixa de seleção “Ativar” que permite ativar ou desativar o gatilho.

Clique em “Adicionar” para salvar o gatilho.

Agora você verá o gatilho listado na tela anterior.

Etapa 6. Iniciar sincronização de informações

Começamos estabelecendo uma conexão entre Jira e Salesforce.

No modo Básico, você pode sincronizar por meio de gatilhos ou sincronizar vários problemas ou entidades usando o botão " Conexão em massa "ou use a opção" Conectar "operação para sincronizar problemas existentes do Jira com o Salesforce.

No modo Script, depois de configurar a conexão de acordo com seus requisitos, você verá que os problemas ou entidades são sincronizados automaticamente quando as condições são verdadeiras.

O Exalate verifica periodicamente se há sincronizações e atualizações, portanto, se sua sincronização não for refletida imediatamente, espere um pouco e tente novamente. Você pode ajustar as regras e os acionadores de sincronização a qualquer momento para garantir que tudo funcione conforme planejado.

Casos de uso de integração avançada do Jira Salesforce usando Exalate

O modo Script do Exalate abre muitas possibilidades para implementar casos de uso avançados.

Discutiremos alguns nesta seção:

• Sincronizar tópicos de comentários e menções de usuários em comentários entre Jira e Salesforce.
• Sincronizar quaisquer objetos (padrão e personalizados) e registros no Salesforce.
• Atualizar uma conta do Salesforce a partir de um campo personalizado do Jira.
• Sincronizar vários objetos relacionados do Salesforce (contato e conta vinculados a um caso) para Jira.

Benefícios da sincronização de dados entre Salesforce e Jira

Vamos encerrar resumindo os benefícios que você obtém com uma integração do Salesforce Jira:

• Melhor atendimento ao cliente: ao rastrear todas as interações com o cliente em um só lugar, você pode fornecer um melhor atendimento ao cliente.
• Gerenciamento de projetos aprimorado: o Jira pode ajudá-lo a acompanhar o andamento dos seus projetos, definir prazos e atribuir tarefas aos membros da equipe.
• Aumento da produtividade: Ao automatizar tarefas e fluxos de trabalho, você pode aumentar a produtividade da sua equipe.

Conclusão

Integrar Salesforce e Jira é uma ótima maneira de melhorar seus processos de negócios. Usando o Exalate, você pode conectar facilmente os dois sistemas e começar a sincronizar dados em tempo real, sem se preocupar com a possibilidade de os administradores bagunçarem seus dados. Isso o ajudará a melhorar o atendimento ao cliente, o gerenciamento de projetos, a produtividade e a reduzir custos.

Se você tem um caso de uso específico em mente e está se perguntando se o Exalate é a solução certa para você, agende uma sessão gratuita com um de nossos engenheiros de integração.

Este artigo foi escrito por Teja Bhutada, redator sênior de TI da Exalate .