Como a tecnologia está mudando o gerenciamento de instalações hospitalares como o conhecemos

A American Hospital Association relata que as despesas hospitalares aumentaram 17,5% de 2019 a 2022, enquanto os reembolsos do Medicare permaneceram muito atrasados, crescendo apenas 7,5%.

Diante dessa situação lamentável, as organizações de saúde precisam se comprometer a reduzir custos sem sobrecarregar seu pessoal médico e administrativo, que já tem muito a fazer. Uma maneira de reduzir despesas é implantar uma solução de gerenciamento de instalações hospitalares que melhore as operações internas e o atendimento ao paciente.

As empresas de desenvolvimento de software hospitalar oferecem diferentes tipos de ferramentas prontas e personalizadas que podem atender às suas necessidades exclusivas. E as organizações de saúde parecem adorar. Prevê-se que o mercado global de gerenciamento de instalações de saúde atinja US$ 8,3 bilhões até 2026 , após ter sido avaliado em US$ 6 bilhões em 2021.

Este artigo explica o que é o gerenciamento de instalações hospitalares, apresenta sete maneiras interessantes pelas quais a tecnologia pode melhorar suas operações e fornece um breve guia sobre como proceder com a implantação.

Que tarefas compõem a gestão de instalações hospitalares em 2023?

A gestão de estabelecimentos de saúde visa manter um ambiente que ajude os membros da equipe a ter o melhor desempenho, melhorando a experiência do paciente. O conceito abrange uma ampla gama de tarefas, incluindo gerenciar equipamentos, cuidar dos funcionários, garantir que as instalações estejam limpas e seguras e supervisionar o orçamento. Em muitas organizações de saúde, os gerentes de instalações também são responsáveis por relações públicas, marketing e conformidade.

Basicamente, esta disciplina é responsável por todas as atividades não clínicas realizadas em instituições de saúde.

Aqui está uma lista das principais tarefas associadas ao gerenciamento de instalações hospitalares:

• Manter o conforto e a privacidade do paciente
• Simplificando a navegação para funcionários e visitantes
• Coordenação de uso de equipamentos
• Assumir a compra, instalação e manutenção de equipamentos
• Renovações de edifícios, que incluem a seleção de empreiteiros e o monitoramento de seus trabalhos
• Tomar medidas para reforçar a segurança e a proteção do hospital, incluindo avaliar periodicamente o prédio quanto a riscos de incêndio e outros
• Colocar protocolos para situações de emergência, como liberação de resíduos perigosos e propagação de infecções
• Garantir a conformidade com os regulamentos governamentais e locais, como as políticas dos Centros de Controle e Prevenção de Doenças
• Lidar com finanças, incluindo apresentar o orçamento de operações e aderir a ele, priorizar investimentos, negociar contratos de serviço
• Marketing do hospital e seus serviços
• Elaborar estratégias para melhorar a experiência do paciente e do funcionário

Vamos investigar como a tecnologia ajuda a aprimorar ou automatizar totalmente esses processos, diminuindo a carga do trabalho administrativo para as organizações de saúde.

7 maneiras pelas quais a tecnologia está transformando o gerenciamento de estabelecimentos de saúde como o conhecemos

Aqui estão sete exemplos principais de como a tecnologia de gerenciamento de instalações hospitalares pode apoiar sua organização de assistência médica.

1. Transformando a gestão de ativos
2. Ativando a manutenção preditiva
3. Otimizando o consumo de energia
4. Simplificando a automação de processos
5. Facilitando a análise de dados de saúde
6. Melhorando o atendimento ao paciente
7. Garantir o cumprimento de normas e políticas

Transformando a gestão de ativos

A tecnologia pode ajudar os gerentes de instalações hospitalares a lidar com a equipe e os equipamentos de maneira eficaz. Abaixo você encontrará vários exemplos de hospitais que utilizaram tecnologias de ponta, como Internet das Coisas e inteligência artificial, para agilizar suas operações.

Gerenciamento de equipamentos

A pesquisa NutrsingTime.net relatou que os enfermeiros tendem a desperdiçar cerca de 40 horas por mês procurando equipamentos perdidos; em 16% dos casos, não conseguem localizá-lo. Os hospitais podem incorporar diferentes tipos de rastreadores, como tags GPS e Bluetooth, em desfibriladores, carrinhos médicos e qualquer outro equipamento para recuperar informações sobre o paradeiro do equipamento dos sistemas de TI de assistência médica em tempo real.

Como um benefício adicional, essa prática também reduzirá o roubo. A pesquisa mostra que 10% a 20% dos ativos médicos são roubados durante seu ciclo de vida, o que representa uma perda média de US$ 3.000 por item.

Existem várias soluções de gerenciamento de instalações prontas para uso em hospitais que podem ajudá-lo no rastreamento de equipamentos. Um exemplo é o Asset Panda, com sede no Texas . A empresa criou uma solução de monitoramento de dispositivos e inventário médico que rastreia a localização do equipamento, exibe sua condição e onde foi implantado e agenda a manutenção quando necessário. Os gerentes do hospital podem adicionar quantos usuários quiserem enquanto permitem o acesso baseado em funções aos ativos.

Gerenciamento de equipe

A tecnologia de gerenciamento de instalações de saúde alimentada por soluções de IA para hospitais pode ajudar a distribuir uniformemente a carga de trabalho entre a equipe médica, levando em consideração suas preferências e capacidades.

Uma equipe de pesquisa do Instituto de Tecnologia de Massachusetts construiu um robô de IA que poderia atribuir cuidadores a diferentes procedimentos médicos e pacientes. Esta solução foi testada na enfermaria de trabalho de parto. A equipe aceitou 90% das recomendações da ferramenta e testemunhou seu sucesso em criar uma carga de trabalho mais uniforme do que seria possível com uma tarefa manual.

Você pode encontrar mais exemplos de como a IA beneficia o setor de saúde em nosso blog.

Ativando a manutenção preditiva

A manutenção preditiva consiste em confiar nos sensores da Internet das Coisas (IoT) e nas técnicas de análise de dados para detectar quaisquer anomalias em um equipamento antes que ele comece a funcionar mal. Aos primeiros sinais de defeitos, o gerenciador do dispositivo pode realizar a manutenção em um momento conveniente para evitar avarias.

As empresas de desenvolvimento de IoT para hospitais oferecem sensores e o software correspondente para coletar dados sobre consumo de energia, temperatura e muito mais. Esses dados são analisados para detectar qualquer anomalia , como vibração excessiva, que pode ser causada por sobrecarga da máquina, mas também pode ser um indicador precoce de quebra. Essa abordagem de manutenção evita falhas inesperadas do dispositivo, que podem resultar em resultados insatisfatórios para os pacientes, litígios e danos à reputação.

Uma equipe de pesquisadores nos Emirados Árabes Unidos desenvolveu uma abordagem para manutenção preditiva baseada em IoT e a testou em um analisador Vitros-Immunoassay em um hospital local. A principal causa da quebra deste dispositivo é o deslizamento da correia do braço de medição quando a correia está gasta. É possível detectar os primeiros sinais de deterioração da correia analisando os sinais de vibração. Assim, os pesquisadores coletaram dados de vibração e os analisaram com algoritmos de ML para detectar qualquer evidência de mau funcionamento. Esse experimento resultou em uma economia de 25% nos custos de manutenção do dispositivo .

Otimizando o consumo de energia

Ao contrário dos edifícios residenciais e comerciais, os hospitais funcionam 24 horas por dia, 7 dias por semana, consumindo cerca de 2,5 vezes mais eletricidade do que outros estabelecimentos do mesmo porte.

A tecnologia de gerenciamento de instalações hospitalares, como IA , análise de dados e computação em nuvem , pode ajudar a reduzir significativamente a conta de eletricidade das seguintes maneiras:

• A análise de dados pode identificar áreas de desperdício de energia e recomendar otimizações.
• Algoritmos de aprendizado de máquina podem ser treinados para prever demandas de energia com base em dados históricos de uso, informações de construção, clima e outros parâmetros relevantes. Isso permite que os hospitais se preparem no caso de picos de demanda e talvez reduzam o uso de energia em outras áreas durante esse período.
• Algumas tecnologias podem reduzir o consumo de energia apenas implantando-as. Por exemplo, estudos mostram que as organizações podem alcançar quase 80% de economia de energia movendo sua carga de trabalho para a nuvem em vez de mantê-la no local.

Um exemplo de aplicação da tecnologia de gerenciamento de instalações hospitalares ao consumo de energia vem do Desafio de Inovação ENGIE x NTU em Cingapura, onde os participantes tiveram acesso a um hospital local para criar uma solução de otimização de energia ao longo de oito meses.

Os vencedores implantaram sensores multivariados para capturar dados sobre os parâmetros de ocupação do quarto, como dióxido de carbono e umidade, analisá-los usando algoritmos de aprendizado de máquina e controlar o ar-condicionado de acordo. A equipe conseguiu reduzir o consumo de energia em 20% .

Simplificando a automação de processos

A automação de processos robóticos (RPA) tem muitos benefícios na área da saúde . Aqui estão algumas das principais aplicações desta tecnologia no contexto da gestão de instalações hospitalares:

• Simplificação de faturamento e pagamentos . Os bots RPA podem ajudar a equipe na codificação médica e na preparação de reivindicações de seguro.
• Facilitando o compartilhamento de dados . As ferramentas RPA podem monitorar se o compartilhamento de dados em diferentes instalações de saúde segue os protocolos de privacidade de dados e tem direitos de acesso rígidos.
• Gerenciamento de estoque . Esta tecnologia pode monitorar a localização e o uso de diferentes ferramentas médicas. É até aplicado no rastreamento de órgãos para facilitar os procedimentos de transplante de órgãos.
• Auxiliar no recrutamento e onboarding . Os bots podem ajudar a identificar os candidatos certos e orientá-los nos processos de integração, aliviando a carga dos recursos humanos.

Por exemplo, a ApprioHelth, com sede nos EUA, implantou a solução RPA da UiPath aprimorada com IA e visão computacional para facilitar o tratamento de sinistros de seguros. Esta ferramenta automatiza a captura e inserção de dados nos campos correspondentes do formulário de inscrição. Pode até extrair texto de imagens. Essa solução gerou uma redução de 96% na carteira de sinistros de seguros .

Facilitando a análise de dados de saúde

Big data tem muitas aplicações na área médica . Isso inclui auxiliar no tratamento do câncer, mitigar os riscos de hospitalização, ajudar pacientes com problemas mentais e muito mais.

No contexto do gerenciamento de instalações hospitalares, as ferramentas de análise de big data podem ajudar no planejamento estratégico, pois permitem que os gerentes entendam as necessidades e motivações da equipe médica. A análise também pode prever quando um membro sênior da equipe precisa estar presente para consultar colegas juniores e pode ajudar a elaborar planos de treinamento e desenvolvimento, pois monitora o desempenho dos funcionários.

As ferramentas de análise de dados também podem ajudar a alocar melhor as instalações hospitalares. Por exemplo, o Texas Children's Hospital contou com umasolução de visualização de espaço baseada em análise para identificar salas de prática disponíveis e atribuí-las a compromissos. A ferramenta processa os dados de agendamento para estimar a demanda de quartos e encontra quartos vazios que atendam a essas condições. Graças a essa solução, o hospital conseguiu agendar 550 consultas adicionais, o que acrescentou US$ 86.000 à sua receita em apenas seis meses.

Melhorando a experiência do paciente

A tecnologia de gerenciamento de instalações hospitalares também pode melhorar o atendimento ao paciente , aliviando a carga da equipe médica e das instalações. Aqui está o que ele pode fazer:

• Prever quantos pacientes esperar em um hospital em um determinado dia, o que ajuda na equipe e poupa os pacientes da espera
• Aliviar a carga administrativa das consultas médicas, pois a tecnologia auxilia os pacientes no agendamento de consultas, envia lembretes e ajuda os visitantes a navegar pelas instalações, em vez de ter que ligar para alguém pedindo informações
• Cuidados pós-alta, como envio de lembretes automatizados da ingestão de medicamentos, distribuição de pesquisas de bem-estar e análise dos resultados sem sobrecarregar médicos e enfermeiros
• Possibilitando o atendimento virtual e o monitoramento remoto do paciente, pois o paciente não precisa estar fisicamente presente no hospital para receber as consultas. Os pacientes ficam felizes em ficar em casa e o hospital não está sobrecarregado.

Embora as soluções de telessaúde normalmente não sejam classificadas na tecnologia de gerenciamento de instalações hospitalares, pode-se argumentar que elas melhoram o atendimento ao paciente sem sobrecarregar as instalações da clínica. E eles permitem que os médicos consultem pacientes, que de outra forma não alcançariam. Por exemplo, o Aravind Eye Hospital, localizado na Índia, abriu cinco centros com tecnologia de TI em áreas rurais para realizar sessões de telemedicina com pessoas que não conseguiam chegar ao hospital. Graças a esta configuração, mais de 90% dos pacientes receberam atendimento adequado sem deslocamento.

Garantir o cumprimento de normas e políticas

A conformidade é extremamente importante no setor de saúde e é uma das responsabilidades do gerente de instalações hospitalares. Dependendo do seu país de operações, existem diferentes regulamentos de conformidade a serem obedecidos. Nos EUA, o setor médico é regido pelo Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). E, além dos regulamentos nacionais, cada hospital tem seu conjunto de políticas que as soluções de gerenciamento de instalações médicas também podem ajudar a aplicar.

A tecnologia, como IA e seus subtipos , pode aumentar a conformidade das seguintes maneiras:

• Acompanhamento de atualizações em normas e regulamentos de saúde . As leis de conformidade tendem a mudar rapidamente e os hospitais não podem ficar para trás. As soluções baseadas em IA podem monitorar os regulamentos e relatar quaisquer alterações.
• Controle de acesso a dados . A privacidade dos dados é uma grande preocupação para as instituições médicas, e as ferramentas de inteligência artificial podem garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações do paciente.
• Prevenção de violações de dados . A IA pode monitorar continuamente o software hospitalar em busca de vulnerabilidades de segurança . Ele também pode monitorar senhas e orientar os usuários a selecionar opções difíceis de hackear.
• Simplifique o credenciamento de funcionários . Existem soluções de software de gerenciamento de credenciamento prontas que podem acompanhar e verificar as qualificações da equipe, incluindo seus diplomas universitários e qualquer treinamento recebido posteriormente.
• Rastreamento de visitantes . Esse tipo de solução pode ajudar a rastrear o número de visitantes em um determinado momento para permanecer dentro dos limites impostos pelo hospital e pelo governo.
• Gerenciamento de incidentes . Algumas soluções de software de assistência médica podem capturar incidentes/quase incidentes, analisá-los para determinar a causa e monitorar a melhoria.

Um exemplo de solução de gerenciamento e geração de relatórios de incidentes vem do symplr . Com sede em Houston, a symplr usa tecnologia para melhorar as operações de assistência médica. A empresa oferece uma solução que permite aos hospitais avaliar e mitigar os riscos operacionais e financeiros que acompanhariam o não cumprimento dos regulamentos em constante mudança. A empresa afirma que, com a ajuda de seu software, os gerentes gastarão 45% menos tempo monitorando questões de compliance.

Como abordar uma reforma de gerenciamento de instalações hospitalares

As etapas a seguir podem orientá-lo na implantação da tecnologia de gerenciamento de instalações médicas:

• Determine quais necessidades organizacionais você deseja abordar. Você está pensando em monitorar equipamentos, melhorar a eficiência energética, aprimorar a conformidade ou permitir a manutenção preditiva? Anote o que você deseja cobrir, priorize esta lista e escolha a tecnologia mais adequada de acordo.
• Além dos casos de uso, considere outros fatores, como escalabilidade, facilidade de uso, quão bem ele se integrará ao seu sistema existente e assim por diante.
• Desenvolva a estratégia geral. Identifique as principais partes interessadas e determine como envolvê-las, aloque pessoas e orçamento, determine como você medirá o sucesso.
• Faça um teste piloto. Experimentar a tecnologia revelará:
  • Como diferentes sistemas funcionam juntos, especialmente se envolve equipamentos legados?
  • Sua infraestrutura pode lidar com a nova carga?
  • A nova solução incorpora todos os fluxos de negócios correspondentes?
  • Todo usuário está confortável com as novas ferramentas?
• Ofereça treinamento e educação. Os gerentes de instalações hospitalares podem não estar familiarizados com esse tipo de ferramenta, e é melhor oferecer treinamento formal em vez de esperar que os funcionários aprendam de forma independente. Se eles acharem as novas ferramentas difíceis de usar, não ficarão ansiosos para adotá-las.
• Crie uma estratégia de gerenciamento de dados . As soluções de gerenciamento de instalações para hospitais tendem a gerar grandes quantidades de dados, especialmente quando envolvem IoT. Você precisará de um sistema que possa armazenar e processar todas essas informações.

Além disso, dependendo da tecnologia escolhida, você pode encontrar diferentes desafios associados à sua implementação. Nosso blog detalha os desafios de implementação de IA , desafios relacionados a RPA e problemas associados a big data para ajudá-lo a navegar pela transformação.

Ainda hesitando em prosseguir?

À medida que a tecnologia se torna mais poderosa, ela permite que os gerentes de hospitais realizem mais com menos recursos e em menos tempo. Não há mais correr atrás de equipamentos, perder horas em tarefas manuais triviais e ser multado por perder as atualizações mais recentes dos regulamentos. Se isso ainda estiver acontecendo em sua prática, pode parecer aceitável no momento, mas em um futuro próximo será difícil competir com instalações mais experientes em tecnologia.

Você não precisa tomar medidas radicais agora. Você pode começar com um ou dois casos de uso, como rastreamento de equipamentos, e dimensionar a partir daí. Se você deseja trabalhar com uma solução básica de gerenciamento de instalações hospitalares, podemos ajudá-lo a integrá-la aos seus fluxos de trabalho e personalizá-la, se necessário. E se você estiver interessado em implantar algo mais abrangente, podemos configurá-lo com sensores de IoT, construir e treinar algoritmos de IA, desenvolver análise de dados e ferramentas de relatórios que lhe darão uma visão de 360 graus de suas operações e muito mais.

E não hesite em entrar em contato se tiver alguma dúvida.

Considerando simplificar suas operações com tecnologia de gerenciamento de instalações hospitalares? Entre em contato ! Vamos ajudá-lo a escolher a tecnologia certa, implementar o software e integrar a solução final em seu sistema.