リモートエンジニアリングチームの管理: どのように、なぜ、いつ

これを書いている時点で、世界のほとんどは、完全または部分的に在宅勤務を開始して 2 年になります。ほとんどのチーム リーダーは、さまざまな管理ツールと戦術をテストし、在宅勤務の利点と欠点について情報に基づいた意見を形成しています。

統計的に、コミュニケーションとチーム管理は、リーダーが直面する最大の課題です。

他のチームがオンライン作業に移行し、チームメイト間のコミュニケーションを改善するのを支援する完全なリモート企業として、 oViceチームは、最も一般的なリモート チーム管理の課題を処理する方法を共有することにしました。

リモート チームのコミュニケーションに関する 7 つの差し迫った質問に対する回答を以下に示します。

1. 従業員が「24 時間体制」であるかどうかを確認する方法

ほとんどのチーム メンバーは、スマートフォンに Slack、メッセンジャー、およびコラボレーション ツールを持っているため、デスクにいなくてもメッセージに返信できます。その結果、マネージャは、従業員が実際に 1 日中働いているかどうかを知る方法がありません。

私たちのチームの主要プロジェクトはリモート チーム用の仮想オフィスであるため、独自のツールを使用して可用性を制御しています。いつでもオフィス スペースを見て、誰が働いているかを確認できます。

マネージャがエンジニアからステータスの最新情報をすぐに入手したい場合、彼はカジュアルなチームのために彼に近づくことができます。 oVice を通じて、日本と韓国の支社の人々とシームレスにつながることができます。

仮想オフィスを含まない代替案については、次のことを試すことができます。

• Slack の可用性と出席チャネル。チームメイトが #attendance チャネルに、必要なオフタイムを指定して不在であることを投稿しない限り、マネージャーとしてのあなたには、可用性を期待する権利があります。
• 各メンバーが利用可能であると予想される固定勤務時間。分散したチームは国際的なことが多いため、タイム ゾーンを調整するのは面倒な場合があります。そのために、各チーム メンバーに 1 つのタイム ゾーンで勤務時間を指定してもらい、その時間に電話やメッセージを送信できるようにすることができます。
• タスク指向のパフォーマンス追跡。生産的なリモート チームを運営するために、全員が仕事を完了した場合に時間を「記録」しているかどうかを知る必要はありません。時間からタスク指向のパフォーマンス追跡に焦点を移すには、多少の再編成が必要ですが、Trello や Asana などのプロジェクト管理ツール、定期的なスクラム、およびステータス更新ミーティングを使用すると簡単に実行できます。

2. チームメイトからステータスの更新を取得する方法

スクラム ミーティングとスタンドアップ ミーティングは、チームをまとめ、全員が今何をしているかを共有するのに役立ちますが、「理由だけ」で開催しても意味がありません。あなたがマネージャーとして、毎日のスクラムから有用な情報を得るのをやめた場合、歩留まりを改善するいくつかの方法があります:

• チーム メンバーごとに個人用の Slack チャネルを開始して、質問、懸念事項、プロジェクトの最新情報、関連情報を投稿できます。マネージャーとチームの全員がお互いのアカウントをフォローして、最新のニュースとステータスのループにとどまることができます。
• Notion でプロジェクト ステータスの最新情報を簡単にまとめます。このようにして、エンジニアに説明責任を持たせ、会議で現実的な予測を立てるように促します。また、会議ログをスキャンすることで、マネージャーは、チームがその週/月に何を話し、何を懸念し、何を達成したかを知ることができます。
• パブリック アップデートの共有を奨励します。 DM を交換するのではなく、Slack の公開チャンネルでデータを共有する文化を構築します。この小さな調整により、チーム全体の状況認識が向上し、ブレインストーミング、コード レビュー、チーム メンバー間の自発的な Q&A セッションのフォローが大幅に容易になります。

3. 新入社員をシームレスにオンボーディングする方法

新入社員にとって、完全にリモートの会社に入社することは悪夢になる可能性があります。誰も知りませんし、どこから始めればよいかわかりません。すべてが急速に進んでおり、誰もが忙しすぎてあなたと余分な時間を過ごすことができません。

マネージャーは、新入社員を指導し、監督する必要性を認識する必要があります。私たちの経験では、新人が先輩メンバーに技術的または仕事関連の質問を気軽にできる仮想オフィスの外では、次のことが非常に役に立ちました。

• 企業アカウントの設定、給与計算、1 対 1 の設定のすべての段階を従業員に案内するSlack オンボーディング ボット。
• チームメイトが何を担当しているかを示す組織図。誰に連絡すべきかを知っているので、新入社員にとっては素晴らしい出発点です。
• 新人歓迎専用の Slack チャンネル— ここでは、チームに参加する全員が簡単に自己紹介し、以前の経験、趣味、興味、およびその他の関連情報に触れることができます。
• 新入社員の参考となるメンターを配置。レビューリクエストを受け取りましたか？あなたのメンターにそれについて知らせてください。ドキュメントで紛らわしい部分を見つけましたか?あなたのメンターは、あなたの懸念に対処するためにここにいます。また、新入社員が職場に迅速かつシームレスに統合されるように、メンターが後輩を他のチームメイトに紹介するよう奨励することをお勧めします。

4.リモートでの従業員トレーニングを促進する方法

リモートワークにより、全社規模のワークショップや知識共有会議の開催が非常に困難になり、開発者はさらに一歩進んで、チームメイトが専門的に成長することを奨励する方法を見つけなければなりませんでした。

幸いなことに、リモートワークによって従業員のトレーニングが中断されることはありません。プロジェクトの成長と開発を確実にする方法は次のとおりです。

• 1 対 1 の通話中に、チームメイトがどのようなジョブ トランジションを希望しているかを調べます。 FAANG の開発者でさえ、自分の仕事に刺激を受けないと感じて仕事を辞める可能性があります。チームメイトが日々のタスクに飽きないようにするために、キャッチアップ コールの際に時間を割いて、役割の移行や、従業員が習得したい新しいスキルがあるかどうかを確認します。
• 実験を奨励します。実践による学習は、リモートの従業員がトレーニングと専門能力開発を継続するための最良の方法の 1 つです。ただし、エンジニアが単調で緊急のタスクに追われている場合、それは現実的ではありません。チームメイトが新しい仮説をテストしたり、彼らが興味を持っているトピックを調査したり、製品開発について考察したりするための時間を必ず与えてください。
• 従業員がチーム外の人々とつながることを奨励します。この戦略は、エンジニアに製品開発の全体像を提供し、知識の共有を可能にし、チームメイトが個人的なつながりを育むのを助けるなど、複数の点で有益です。

5.マイクロマネジメントを避ける方法

分散した職場では、オフィスにいたときよりも、「チェックイン中です」と各チームメイトの首を絞めたいという誘惑に負けやすくなっています。この種の細かい管理は、チーム リーダーの時間を無駄にし、チームの誰もそれを好みません。

ここでは、oVice マネージャーが押し付けられることなく oVice でエンジニアをシームレスに監督する方法を示します。

• 観察し、侵入しないでください。 Slack の活動をときどきチェックすることで、チームのダイナミクス、人々の懸念、質問、および消火すべき問題についての洞察が得られます。ほとんどの場合、1 対 1 で各チームメイトを引き出すよりも、チームメイトのやり取りを見ることでより多くのことを学ぶことができます。
• 判断するためではなく、助けるためにそこにいてください。キャッチアップメッセージは、意図に応じてさまざまな感情的な反応を引き起こす可能性があることに注意してください.マネージャーが従業員を称賛したり、有益な提案をしたりするためにチェックインしている場合、ほとんどのチームメイトは追加のエンゲージメントを喜んで得ます。ただし、疑わしい、または心配しているために声をかけている場合、チームのエンジニアはマイクロマネジメントされていると感じます。

6. 会議を自然に保つ方法

円滑な対人コミュニケーションは、オフィスベースの職場のメリットの 1 つです。リモート チームでは、会議中に集中力を失ったり、マルチタスクを行ったり、議論が終わるまで黙って待ったりすることがよくあります。

円滑なコミュニケーション フローを作成するために、エンジニアリング チームのリーダーは次のことができます。

• 議題、目標、箇条書きから離れます。ミーティングで言いたいことをすべて整理すると、時間を大幅に節約できますが、チームに「息抜きの余地」がなくなります。エンジニアとの最近の電話会議が機械的でスクリプト化されていると感じた場合は、議題が厳格すぎないか、スケジュールが楽観的すぎないかを確認する時期かもしれません。すべての参加者におしゃべりをしたり、懸念を表明したりするための 10 分間の追加時間を与えると、チームが団結するのに役立ちます。
• 急いで会議を終わらせないでください。議題に 1 時間ごとの会議を設定する場合は、ゆっくりと時間をかけて、必要なことをすべて話し合ってもかまいません。結局のところ、早く終わらせて 10 分余分に稼いだとしても、無意識にソーシャル メディアをスクロールし、次のエンゲージメントの前に集中力を失うだけです。反対に、話し合う議題が次々となくなり、時間がたくさん残っている場合は、原則として会議の時間を短縮することをお勧めします。

7. オフィス チームとリモート チームを同期する方法

オフィスに来るか自宅で仕事をするかを選択できるハイブリッド ワークプレイスは、新しいトレンドです。一方では、従業員が自分の場所で待っている気を散らすものから逃れ、直接会ってチームメイトとのつながりを築く機会を従業員に与えます。

一方、通勤を望まず、在宅勤務を好むチームメイトは、リモートで仕事を続けることができます。

ハイブリッド チームを運営することは、オフィス チームとチームのリモート部分との間に断絶が生じるため、独特の課題です。多くの場合、分散しているチームの半分は、社内の従業員が行っていることを把握していないため、エンジニアは取り残されていると感じることがあります。

ギャップを埋めるために、ハイブリッド チーム マネージャーは次のことを行う必要があります。

• Slack、メール、コラボレーション プラットフォームなど、リモート チームがアクセスできる方法でコミュニケーションするようオフィス チームに奨励します。
• チーム全員が参加できるように、ゲーム ナイトやチーム ビルディングの集まりをリモートで設定します。
• すべてのオフィスのみの会議を文書化 (および記録) して、リモートで作業している開発者を最新の状態に保ちます。

アイデア、製品、そしてチームとして、oVice は COVID パンデミックの間に生まれました。私たちのチームは完全にリモートです。チームメイトの中には実際に会う人もいれば、直接話したことがない人もいます。それにもかかわらず、2 年で 150 人を超える従業員に拡大し、成長を続けています。

バーチャル オフィス テクノロジーを通じて、リモート チームとハイブリッド チームがつながりを維持できるよう支援します。開始以来、 oViceは世界中の2,200 以上の組織をサポートしています。

最近、プラットフォームのインターフェースを刷新しました。更新はライブですoVice ツアー スペース- バーチャル オフィスがチームのつながりと生産性を維持するのにどのように役立つかを確認してください。フィードバックをお寄せいただき、ご質問にお答えできることを楽しみにしています。