チームの実行速度を上げる方法

チームが約束を守れなかったり、約束した納期を守れなかったりしたときに、ほとんどのマネージャーはどうするでしょうか?

彼らは、物事が期待通りに終わらなかった理由を正当化し、責任を問うために外部の理由や原因を探します。

人が足りません。

タイムラインは非常に積極的でした。

チーム xyz は時間通りに仕事を終えませんでした。

チームの失敗を制御できない事柄のせいにして責任を取ることを拒否すると、マネージャーはチームの実行とパフォーマンスを妨げる本当の障害を理解できなくなります。

古い考え方、古い習慣、古いやり方は、利害関係者や結果に投資している他の人々を失望させ続けています。

優れた戦略を実行するには優秀なチームが必要です。チームの実行速度に注意を払わないマネージャーは、平凡なパフォーマンスしか得られず、潜在能力を無駄にしてしまうことになります。チームがその計画をどのように活用するかを知らなければ、綿密な計画も役に立ちません。

実行は、企業の戦略と目標の一部でなければなりません。それは、願望と結果の間に欠けているリンクです。したがって、実行はビジネス リーダーの重要な、いや、最も重要な仕事です。実行の仕方がわからない場合、リーダーとしての努力全体は、常に各部分の合計よりも少なくなります。

— ラリー・ボシディ

無視されがちですが、チームの実行速度にとって重要な次の 5 つのプラクティスに注意してください。

計画段階から参加させる

実行フェーズで成果を出すよう求められているチームは、計画プロセスから切り離されていることがよくあります。

彼らには、何かがなぜ重要であるかについてのコンテキストや明確さがないまま、構築する一連の要件が与えられます。チーム メンバーを計画に関与する必要のない実行者として扱うと、次のことができなくなります。

1. 時間をかける価値のない活動にはノーと言う。
2. 重要な要件を通常業務から分離します。
3. 彼らの目標を組織のより大きな目標に結び付けます。
4. 自分たちの価値観と利害関係者の要望に沿った意思決定を行うこと。

何かを行う「理由」を知ることは、モチベーションを高めるだけでなく、チームが途中で挫折や課題に取り組むことを可能にします。計画プロセスに関与することで、他の方法では理解し伝えることが難しい洞察が得られます。

あらゆるレベルの従業員が、会社がどこに向かっているのか、成功とはどのようなものか、競合相手は誰か、そして勝利を収めるためには何を達成する必要があるかについて共通の理解を共有すると、時間とエネルギーの無駄が著しく少なくなり、強力な牽引力が生まれます。

— パトリック・レンチオーニ

チームの実行速度は、組織のより大きな目標とどれだけ密接につながっているかによって決まります。チームの到達範囲を制限しないでください。タスクやタイムラインを超えて可視性を拡張してください。

要件を明確にする

実行フェーズのチームは、要件について何度もやり取りして多くの時間を無駄にしています。明確さが欠けていたり、例やユースケースが欠けていたり、想定が検証されていなかったりすると、チームが適切な実行ペースで動くことが難しくなります。

これに、ときどき現れるアドホックな要件が加わると、チームの作業速度が大幅に低下し、目の前の大きな目標から注意が逸れてしまいます。

チームの実行速度は、要件がどれだけ適切に定義され説明されているかに直接比例します。これに注意を払わないのは、リーダーシップの大きな間違いです。

曖昧さは混乱を招きますが、考えと目的が明確であることはビジネスにおいて大きな利点となります。優れたリーダーシップには、物事を本質にまで煮詰める終わりのないプロセスが必要です。言いたいことをはっきりと述べてください。優先順位がトップで明確に理解されていなければ、後々どれほど歪んでしまうでしょうか。

— フランク・スルートマン

組織で成功するには、勝利の戦略だけでなく、優れた実行速度も必要です。チームが何をすべきかを明確に理解していなければ、成功は得られません。

会議に費やす時間を削減

会議は生産性を最も低下させる要因です。チームメンバーの時間の大半を会議への出席に費やしていると、実際の仕事に費やす時間がほとんどなくなります。

会議が多すぎると、深く考え、仕事を進めるために必要な精神的資源が枯渇します。集中して作業する時間が減ると、フロー状態（活動に完全に没頭して時間を忘れる状態）を達成できなくなります。フロー状態は、気を散らしたり自信を失ったりすることなく最高のパフォーマンスを発揮し、最高の仕事をするのに役立ちます。

カレンダーに表示されるすべての会議に出席するのではなく、次の質問をして、どの会議に時間を費やす価値があるかを特定できるように支援します。

1. この会議に価値を加えるにはどうすればよいでしょうか?
2. この会議から何を学べるでしょうか?
3. 私の代わりになってくれる人はいますか？
4. この会議に出席しないとどうなるのでしょうか?

精神的な活動を深く追求するには、人は注意を集中することを学ばなければなりません。集中しなければ、意識は混乱した状態になります。

— ミハイ・チクセントミハイ

チームは、会議に出席して時間を無駄にするか、タスクに取り組むことで時間を有効に活用するかのどちらかを選択できます。両方を同時に行うことは不可能です。

会議を減らし、独立した作業や共同作業に費やす時間を増やすことで、実行速度を向上させます。

意思決定の権限を与える

あらゆる細かいこと、あらゆる小さな問題、あらゆる小さな決定に関与するマネージャーは、チームのスピードを低下させます。自分で考え、決定を下す権限が与えられていないと、チームは行き詰まったときに自分で解決する方法を見つけることができません。

マネージャーは忙しい生き物です。そのため、チームからの問い合わせに応答したり、関与したりするまでに、チームはマネージャーの時間をかなり無駄にしてしまうことになります。

マネージャーは、ミスを避けることでチームのスピードアップに貢献していると考えているかもしれませんが、実際には、マネージャーがボトルネックとなり、チームのスピードアップを妨げています。

エンパワーメント = fn (コントロール、能力、明確さ、修正)

チームの権限強化には以下が含まれます。

1. チームが独自に行える決定と、さまざまな機能やグループ間でのコラボレーションを必要とする決定を区別できるようにする方法を開発します。

   
   

2. 快適な領域から抜け出して現状に挑戦するのに必要な能力をチームに身につけさせます。

   
   

3. 与えられた状況下で最善の決定を下すために、一連の価値観と原則を網羅した明確さを提供し、根底にある前提を述べ、全体像を見失わないようにします。

   
   

4. 最も重要なのは、フィードバックを学習と改善に必要なツールとして活用することです。

チームが成功するには、責任が組織の奥深く、根本まで浸透する必要があります。それを実現するには、チームに責任と権限を委譲するリーダーが必要です。優れたリーダーは、チームを束縛することはめったになく、むしろチームを解放します。

— ジョン・C・マクスウェル

いくつかの決定から距離を置き、チームが自ら進んで決定を下せるようにすることで、チームが驚異的な実行速度を達成できるように支援します。

中間マイルストーンの設定

実行サイクルを綿密に監視しないマネージャーは、チームの実行速度を測定し、実行を遅らせる要因を特定し、それに対処する計画を立てる機会を失います。

期限内に納品できないリスクを軽減する優れた方法は、中間マイルストーンを設定することです。マイルストーンにより、チームは進捗状況を確認し、フィードバックを取り入れ、手遅れになる前に軌道修正することができます。

実行サイクル全体を通じてマイルストーンを追跡すると、仮定を検証し、入力を求め、短期的な成果物が長期目標と一致するようにすることで、やり直しを防ぐこともできます。

マイルストーンを設定することのもう 1 つの利点は、チームが目標を達成して完了とマークしたときに得られる満足感とモチベーションです。これにより、チームは正しい道から外れずに済むだけでなく、前進し続けるためのエネルギーも得られます。

プロジェクトには内部マイルストーンが必要でした。つまり、全員が製品がどのように進化したかを理解し、それに合わせてビジネスの側面も進化させることができるように、定期的なチェックインを行う必要がありました。そして、製品がまだ意味をなしていることを確認しました。マーケティングがまだ気に入っているかどうか、営業がまだ気に入っているかどうか、サポートがまだ説明できるかどうかを確認しました。全員が自分たちが作っているものや、それを発売する計画を理解していることを確認しました。

— トニー・ファデル

大きな目標をより小さなマイルストーンに分割し、その過程でフィードバックを求めることで、チームがサイクル全体を通じて優れた実行ペースを維持できるようにします。

まとめ

1. ビジョンと戦略は方向性を定めるだけです。実行こそが長期的な成功の鍵です。

   
   

2. スピードはビジネスにおける究極の武器です。なぜなら、アイデアは適切なタイミングで実行され、活用されなければ何の価値もないからです。

   
   

3. チームの成果物、タスク、成果物に制限すると、チームの仕事が組織のより大きな目標と結びつくことができなくなります。計画段階からチームを参加させ、大きな仕事の一部であると感じてもらうようにします。

   
   

4. 中途半端な要件は、迅速に行動したいチームを苛立たせます。明確さの欠如、詳細の欠落、不当な仮定は、時間とエネルギーを無駄にします。要件の明確さと完全性に注意を払えば、チームは驚くほど速いスピードで行動できるようになります。

   
   

5. チーム メンバーが会議に多くの時間を費やしている場合、質の高い仕事をする時間がほとんどありません。会議を減らして、生産的な時間を増やして、彼らの負担を軽減してください。より少ない時間でより多くの仕事をこなせるようになります。

   
   

6. チームが自分で決定を下せない場合、チームは迅速に行動できません。あなたが干渉したり、些細なことにまで関与したいという欲求は役に立たず、むしろチームのスピードを低下させるだけです。あなたの介入が必要ない場合、チームが自分でいくつかの決定を下せるように権限を与えてください。

   
   

7. 大きな目標は追跡が困難です。チームの状況がわからないだけでなく、期限内に目標を達成できるかどうかもわかりません。ここでマイルストーンが役立ちます。目標をマイルストーンに分割すると、実行サイクルにフィードバックを組み込み、手遅れになる前に正しい方向に進むことができます。

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