アイゼンハワー マトリックスを使用して優先順位を修正する方法

緊急 vs 重要: 優先順位を修正する方法

「 The Mere Urgency Effect 」と呼ばれる研究のおかげで、私たちのほとんどが犯している悪い習慣の背後にある証拠がついに得られました。それは、重要なタスクよりも緊急のタスクを優先することです。

他のタスクほど価値を生み出していなくても、時間に敏感なタスクに集中する可能性が高くなります。

今比較した 2 つの形容詞に混乱していませんか? 「緊急」と「重要」は同じ意味ですよね？

そうではありません。

火を消すことに日々を費やし、完了したタスクに満足感を感じない場合は、長期的により多くの価値をもたらす重要なタスクよりも、緊急のタスク (締め切りのあるタスク) を優先している可能性があります。

人生で本当に重要なことに集中できるように、タスクを整理するための理解しやすく非常に効果的な方法であるアイゼンハワー マトリックスを入力してください。詳しく見てみましょう。

緊急と重要は同じではない

緊急のタスクは、実際よりもはるかに重要であると面白い方法で感じます。

締め切り、同僚からのプレッシャー、または単に即時性の感覚など、緊急のタスクは、それがすべてであり、最終的なものであるように見えることがあります。

実際、それらは私たちの注意の多くを奪い、重要なタスク、つまり長期的な目標を達成するのに役立つことを忘れてしまいます。小さな緊急のタスクよりもペイアウトが高いもの。

価値の低いタスクを優先していますか?

私はあなたにシナリオを提示するつもりです。あなたが関連付けることができるかどうかを確認してください：

月曜日の朝8時です。今週の目標は、新規ユーザーのオンボーディング パイプラインをアップグレードすることです。

よりスムーズで直感的なものにすることで、より多くのクライアントが参加し、会社の利益が大幅に増加します。

この目標に向かって、毎日の最初の 2 時間を費やす予定です。

しかし、ラップトップを開くとすぐに、既存の Web ページに小さな変更を加えるよう要求する電子メールが殺到します。

更新によって違いが生じることは明らかですが、オンボーディング プロジェクトに大きな影響を与えるものではありません。

しかし...彼らは緊急です。そして、あなたの同僚は明らかにそれらを早急に行う必要があります。

これらの小さな変更の実装が完了するまでに、2 時間は終了し、他の日常業務に移る必要があります。オンボーディング プロジェクトに取り組む機会がありませんでした。

おなじみですか？

このような状況でよくあるのは、締め切り (公式または自主的なもの) を守る必要性に駆られて、どちらのタスクがより価値があるかを評価するプロセスをスキップすることです。

信じられないかもしれませんが、この誤謬を深く理解し、自らの人生でそれを解決するために努力した歴史上の人物は、第 34 代米国大統領のドワイト D. アイゼンハワーでした。

彼は言った：

「特に私たちの問題が危機に瀕しているように見えるときはいつでも、私たちは重要な未来よりも差し迫った現在に最初の注意を向けざるを得なくなります.」

アイゼンハワーは、緊急のタスクが常に重要であるとは限らず、重要なタスクが常に緊急であるとは限らないと考えていました。そして、「非常に効果的な人々の 7 つの習慣」の著者である Stephen Covey のおかげで、今では彼の意図を正確に理解することができます。

アイゼンハワー マトリックス

Covey はアイゼンハワー マトリックスを作成し、日々のヒーローがタスクやプロジェクトに優先順位を付けるのを支援しました。私が個人的にこのアプローチに従って生きているのは、多くの皆さんと同じように、起業家としての私の人生は「緊急」のタスクでいっぱいになっているからです。

マトリックスは単純です。タスクを 4 つの正方形のいずれかに分類します。これらはすべて、異なる攻撃計画に対応しています。

x 軸に「緊急」と「緊急ではない」、y 軸に「重要」と「重要ではない」の 2 行 2 列のグリッドとして視覚化します。

各スクエアの内訳はこちら。

1. 緊急かつ重要

ここでは、時間に敏感なタスクと価値の高いタスクが衝突します。これらは、すぐに処理する必要があるタスクです。彼らはあなたの十分な注意を必要とし、できるだけ早く世話をする必要があります.

たとえば、これらは緊急かつ重要であると考えています。

• あなたのビジネスを離れることを検討している大規模なクライアントとの緊急会議。彼らはドアを出てすぐなので、それは緊急であり、交渉の成功は長期的に利益を維持することを意味するため、重要です.

• 顧客を遠ざける Web サイトのバグ修正。あなたは文字通り毎分お金を失っています – したがって、もちろん、できるだけ早くこの問題を解決する必要があります.

• 不満を持ったクライアントのオフボーディング。すぐに経済的影響が生じるわけではありませんが、さらなる被害が発生する前に、これを迅速に処理することが依然として重要です.このクライアントが契約の終了にどのように反応するか、または何らかの方法でビジネスを妨害しようとするかどうかを予測することはできません.

どのタスクが「緊急かつ重要」であるかを正確に判断するには、非常に意図的な計画プロセスが必要です。そうしないと、緊急性のみに基づいてすべてのタスクに優先順位を付けてしまいます。

2.緊急だが重要ではない

これらは注意が必要なタスクですが、収益には大きな影響を与えません。これらを他のチーム メンバーに安全に委任できます (できるだけ早く委任する必要があります)。

私は次のようなタスクを指しています：

• クライアントへのプロジェクトの提出。あなたは事前に決められた期限を守っていますが、それは個人的な注意を必要としない低スキルのタスクです。他の人に提出物を処理してもらいます。

• 今週の会社の電子ニュースレターの校正。これらを毎週同じ日に送信することを約束している場合でも、個人的に校正を行う必要はありません。それが編集者の役目です。

• 急ぎの注文やクレーム以外のお客様からのお問い合わせへの対応。これらは、お客様が追加で関与することなく、サポート チームが処理できます。

委任は、習得できる最も強力なスキルの 1 つです。 （それについては、後のニュースレターで取り上げますが、心配しないでください。）

3. 緊急ではないが重要

ここで、物事は面白くなります。これらのタスクは、緊急に見えないため、優先順位リストの一番下に簡単にプッシュできますが、決して無視してはなりません。

これらは、ビジネスに長期的または予防的な影響を与えるタスクです。

• 競争の激しい市場で顧客を獲得するための新しいマーケティング戦略の開発。これには調査とブレインストーミングが必要であり、時間がかかります。しかし、競合他社に先んじて、費用対効果が高く長期的な方法で顧客を獲得することが重要です。

• チームトレーニングセッションの実施。 L&D は緊急ではないように見えるかもしれませんが、高い士気はどのようなビジネスにも不可欠です。また、適切なトレーニング セッションなしでは、チーム メンバーがその役割に精通していると期待することはできません。

• お客様からのフィードバックの収集。フィードバックは、製品やサービスがニーズを満たしていることを確認するための最良の方法です。そして、将来何ができるかを理解することが重要です。

これらのタスクを忘れたり、リストに押し込みすぎたりしないように、スケジュールを設定する必要があります。これらの「緊急ではないが重要な」タスクに取り組むために、カレンダーで定期的なタスクを設定します。

4. 緊急ではなく、重要でもない

最後に、デリート パイルについて説明しましょう。 (私を信じてください – これらについて 2 度考える必要はありません。)

重要でなく、期限がまったくないタスクがリストにある場合、それらはまったく時間の無駄です。いくつかの例を次に示します。

• LinkedIn のうさぎの穴を下ります。これを「競合他社の調査」と偽るかもしれませんが、正直に言いましょう。自信をなくし、進歩を他の同等のスタートアップと比較させてしまうだけです。

• 目的のないイベントへの参加。ネットワーキングは素晴らしいことです。ただし、ソーシャル メディアへの投稿を目当てに参加しているだけなら、時間の無駄です。

• 企業の求人情報を更新しています。現在のチームに満足していますか？新規の応募者は流入していますか？もしそうなら、仕事の説明を更新するようなことをすることは進歩ではありません。それは先延ばしです。

これらのタスクの一部は完全に削除できますが、他のタスクは後日まで安全に忘れることができます.

アイゼンハワーの習慣を作る

先に述べた研究で確認されたように、私たち人間は優先順位付けに衝動的です。最も緊急性が高いと思われるタスクをデフォルトに設定します。

つまり、意図的にアイゼンハワー マトリックスを使用する習慣を身につけない限りです。

毎朝数分間、タスク リストを確認し、マトリックスに従ってそれぞれを分類します。

タスクの優先順位の付け方の違いにすぐに気づき始め、その結果、より多くのことを成し遂げられることに驚かれることでしょう。

幸運を！