एक साप्ताहिक परियोजना योजना इतनी अच्छी है कि आप इसे बनाना चाहेंगे

आज, मैं इस बारे में कुछ विचार साझा करूँगा कि एक अच्छी परियोजना योजना क्या होती है। और मैं एक नमूना परियोजना योजना प्रदान करूँगा।

प्रोजेक्ट प्लान क्यों हैं

कई फुर्तीली टीमें स्प्रिंट या काम के हिस्से पर ध्यान केंद्रित करती हैं। लेकिन वे वास्तव में योजना नहीं बनाते - इसके बजाय वे वही करते हैं जो वे प्रत्येक स्प्रिंट कर सकते हैं, अपने वेग की योजना बनाते हैं, और यह निर्धारित करते हैं कि वे अगले स्प्रिंट में क्या हासिल कर सकते हैं।

यह ठीक है, लेकिन परियोजना योजनाएँ आपको अपनी परियोजनाओं की रूपरेखा के बारे में सोचने के लिए प्रेरित करने वाला एक उपकरण है। उनके निम्नलिखित फायदे हैं:

• आप प्रोजेक्ट को संरचित करने के विभिन्न तरीकों से खेल सकते हैं, ताकि आप डिलीवरी के मूल्य को आसानी से अनुक्रमित कर सकें। इससे दायरे के साथ खेलना, वृद्धिशील वितरण और परिवर्तनों के साथ तालमेल बिठाना आसान हो जाता है।
• आप एक परियोजना योजना के साथ जोखिमों के बारे में बेहतर सोचते हैं। आपको स्पष्ट रूप से चीजों को सूचीबद्ध करना होगा जैसे कि लोग कब छुट्टी पर या कॉल पर हैं। इससे बेहतर प्लानिंग हो सकती है।
• कई टीमें स्प्रिंट साइकिल या कानबन साइकिल का उपयोग करती हैं जो एक सप्ताह से अधिक लंबी होती हैं। यदि आप ट्रैक पर हैं या नहीं तो साप्ताहिक प्रोजेक्ट प्लान आपको अधिक लगातार संकेत देते हैं।
• स्प्रिंट योजनाएँ सभी कार्यों को ट्रैक करती हैं, जो उपयोगी है। लेकिन इससे हितधारकों के लिए योजना को समझना कठिन हो जाता है।

अपनी परियोजना योजनाओं को सरल रखें

परियोजना योजनाओं के लिए विशिष्ट विफलता मोड कोई परियोजना योजना नहीं है, या अत्यधिक जटिल परियोजना योजनाएँ हैं।

जटिल परियोजना योजनाएं …

• कई प्रोजेक्ट आर्टिफैक्ट हो सकते हैं।
• अद्यतित रहने के लिए समय की आवश्यकता है।
• भंगुर हो सकता है, जिसमें सुधार या रखरखाव की आवश्यकता होती है। वे योजना बनाने वाले व्यक्ति पर अत्यधिक निर्भर हैं।
• कभी-कभी अधिक निश्चितता का भ्रम पैदा करते हैं। उदाहरण के लिए, परियोजना "23.53 से 27.55 दिनों में की जाएगी"।

मुझे पता है कि एक परियोजना योजना खतरनाक क्षेत्र में है जब मैं देखता हूं कि लोगों को आंशिक "संसाधनों" के रूप में आवंटित किया गया है। या जब योजना कुछ ऐसी हो जिसे केवल एक ही व्यक्ति अपडेट कर सकता है।

इसे सरल क्यों रखें

योजनाओं के खतरों में से एक यह है कि वे चीजों को जगह में सीमेंट कर सकते हैं। आप एक ऐसी परियोजना योजना चाहते हैं जो आपको मिनटों या घंटों में नहीं बल्कि सेकंडों में परिवर्तन करने की अनुमति दे। अधिकांश जटिल परियोजना योजनाएँ परिवर्तन को हतोत्साहित करती हैं।

आप एक ऐसी परियोजना योजना भी चाहते हैं जो स्पष्ट रूप से संचार करे। एक बाहरी पर्यवेक्षक को आपकी परियोजना योजना को देखने और यह पता लगाने में सक्षम होना चाहिए कि कब क्या होगा। इसके लिए सही ऊंचाई की जरूरत होती है। इसे सरल रखें।

एक साधारण परियोजना योजना के गुण

यहाँ कुछ चीजें हैं जो मैं एक साधारण परियोजना योजना में सुझाता हूँ:

• इसे हफ्ते दर हफ्ते बनाएं । प्रत्येक सप्ताह क्या होना चाहिए, कुछ बुलेट बिंदुओं के साथ सूचीबद्ध करें। इससे ज्यादा जटिल होने की जरूरत नहीं है। बुलेट पॉइंट क्या होने चाहिए? चीजें जो आप प्रत्येक सप्ताह के अंत में प्रदर्शित करेंगे।
• माइलस्टोन का अनुमान लगाएं, प्रोजेक्ट का नहीं । आपको मील के पत्थर की योजना बनानी चाहिए, परियोजनाओं की नहीं । हां, एक उच्च-स्तरीय परियोजना योजना महत्वपूर्ण हो सकती है, लेकिन आपको पहले से ही पूरी परियोजना की योजना बनाकर इसमें अधिक निवेश नहीं करना चाहिए। यह आपको आपके द्वारा सीखी गई चीज़ों के आधार पर अनुक्रमण या अनुकूलन में परिवर्तन करने से रोकता है। आपको एक उच्च-स्तरीय तकनीकी योजना बनानी चाहिए, और अनुक्रमित मील के पत्थर की एक सूची बनानी चाहिए। और समग्र परियोजना का अनुमान लगाने के लिए, आप कुछ उच्च-स्तरीय अनुमान लगा सकते हैं। लेकिन मेरा सुझाव है कि वर्तमान माइलस्टोन के लिए केवल सप्ताह दर सप्ताह योजना बनाएं। [क्या इसका मतलब यह है कि ये वास्तव में मील के पत्थर की योजनाएँ हैं? हां, लेकिन फिर भी मैं उन्हें प्रोजेक्ट प्लान कहता हूं, क्योंकि लोग इसी के आदी हैं।]
• मील के पत्थर एक महीने से कम समय के होने चाहिए । अधिक जानकारी के लिए माइलस्टोन पोस्ट देखें। यहाँ मुख्य अंतर्दृष्टि यह है कि छोटी परियोजनाएँ आम तौर पर बड़ी परियोजनाओं की तुलना में बेहतर होती हैं, इसलिए सभी परियोजनाओं को छोटी परियोजनाएँ बनाएँ।
• साप्ताहिक संचार के साथ योजनाओं को मिलाएं । प्रोजेक्ट योजनाओं को प्रोजेक्ट रिपोर्टिंग के साथ जोड़ना मददगार होता है। संचार की ऐसी शैली का उपयोग करें जो संक्षिप्त हो, चीजों की स्थिति का निष्पक्ष रूप से प्रतिनिधित्व करती हो, जोखिमों को दूर करती हो, लेकिन "मैं चीजों का ख्याल रख रही हूं" टोन बनाए रखती है। प्रोजेक्ट रिपोर्टिंग के साथ योजनाओं का संयोजन सुनिश्चित करता है कि योजना को सप्ताह में कम से कम एक बार अपडेट किया जाएगा। मैं जल्द ही प्रोजेक्ट रिपोर्टिंग के बारे में लिखूंगा।
• टेक्स्ट-आधारित योजनाएँ बनाएँ । मैंने जीरा जैसे टूलिंग से बंधे होने के बजाय परियोजना योजनाओं को टेक्स्ट-आधारित होना अधिक उपयोगी पाया है। टूलींग आधारित दृष्टिकोण ठीक हैं। लेकिन टेक्स्ट-आधारित दृष्टिकोण लोगों को वास्तव में हर चीज के बारे में अलग तरीके से सोचने के लिए मजबूर करते हैं। आप स्प्रिंट योजनाओं या व्यक्तिगत कहानियों, या जो कुछ भी लिंक करने के लिए लिंक का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन किसी ऐसे व्यक्ति के लिए इसे समझना आसान रहता है जो परियोजना के बारे में नहीं जानता। मैं कभी-कभी इस पर जोर नहीं देता, लेकिन यह परिस्थितियों पर निर्भर करता है।

साप्ताहिक परियोजना योजना टेम्पलेट

यह एक बड़ी परियोजना के भीतर एक मील का पत्थर है

4 जनवरी का सप्ताह

• स्लैक में सिंगल चार्ट दिखाई देता है। डेटा डिब्बाबंद है।
• अनुसूची जोखिम: हम चार्ट प्रकारों की हमारी सूची को सत्यापित कर रहे हैं जो सभी तकनीकी रूप से व्यवहार्य हैं। हम उस जांच के परिणाम का प्रदर्शन करेंगे।

11 जनवरी का सप्ताह

• चार्ट डेटा लाइव जानकारी को दर्शाता है, और स्लैक चार्ट में कार्य करता है।
• स्लैक रूम में अतिरिक्त चार्ट प्रकार सबसे बुनियादी दृश्य डिजाइन के साथ दिखाता है।
• हमने फीडबैक के लिए कम से कम एक अल्फा ग्राहक को दिखाया है। हम यहां से हर हफ्ते उनके साथ साझा करना शुरू करते हैं।
• जेसिका ऑन-कॉल है और सप्ताह के लिए बाधित-चालित काम कर रही है।

18 जनवरी का सप्ताह

• शामिल किए गए अल्फा ग्राहकों से सबसे महत्वपूर्ण प्रतिक्रिया। अन्य कार्यों को भविष्य के मील के पत्थर के लिए प्राथमिकता दी जाती है।
• अंतिम चार्ट प्रकार जोड़ा गया।

25 जनवरी का सप्ताह

• छुट्टी जनवरी 26.
• चार्ट बहुत अच्छे लगते हैं और पूरी तरह से परीक्षण किए जाते हैं, यंत्रबद्ध होते हैं। हम उपयोग डैशबोर्ड दिखाएंगे।
• सप्ताह के अंत में रिलीज।

शुक्रिया

क्लिक-बेटी शीर्षक रखने के लिए धन्यवाद। यह वाकई भयानक है।

यह पोस्ट मूल रूप से मेरे ब्लॉग https://www.rubick.com/weekly-project-plans/ पर दिखाई दी थी, पोस्ट का सबसे अद्यतन संस्करण हमेशा रहेगा। आप वहां मेरे साप्ताहिक न्यूजलेटर की सदस्यता भी ले सकते हैं।

पिक्साबे से गर्ड ऑल्टमैन द्वारा छवि