लोगों को प्रदर्शन समीक्षा के केंद्र में रखना

चाहे आप इसे दे रहे हों या इसे प्राप्त कर रहे हों, प्रदर्शन समीक्षाएँ कठिन हैं। अधिकांश कर्मचारी प्रदर्शन समीक्षाओं से प्रेरित नहीं होते हैं। बल्कि, इसके प्रभाव बिल्कुल विपरीत होते हैं - उनके दिमाग में असंतोष, भ्रम और पक्षपात की भावना घर कर जाती है।

जब कर्मचारी सोचते हैं कि उनका उचित मूल्यांकन नहीं किया गया है, या उनके प्रबंधक के पास उनके वास्तविक मूल्य और योग्यता के बारे में जानकारी का अभाव है, तो यह उनके प्रदर्शन और उत्पादकता को प्रभावित करता है। जो कुछ वे मेज पर लाते हैं उसके लिए पहचाने न जाने से उन पर बहुत बुरा प्रभाव पड़ता है - उन्हें नई चुनौतियों और अवसरों को स्वीकार करने या अतिरिक्त प्रयास करने का कोई मतलब नहीं दिखता।

अधिकांश प्रबंधकों के लिए, प्रदर्शन समीक्षा देने के साथ-साथ त्रैमासिक लक्ष्यों को पूरा करने का कार्य अत्यधिक कठिन होता है। वे अंतिम क्षण तक इस पर काम नहीं करते हैं और फिर जैसे-जैसे समय सीमा नजदीक आती है, वे इसे पूरा करने के लिए संघर्ष करते हैं। इसमें कोई संदेह नहीं कि समीक्षा की गुणवत्ता प्रभावित होती है, और जिन लोगों को इसका सामना करना पड़ता है, वे भी प्रभावित होते हैं।

जो कर्मचारी अपने प्रदर्शन की समीक्षा को चुनौती देते हैं, उन्हें बंद कर दिया जाता है - उन्हें बोलने के लिए दंडित किया जाता है, आलोचना को अच्छी तरह से संभालने और सुधार पर ध्यान केंद्रित करने के लिए कहा जाता है। लेकिन खराब काम करना और इसे स्वीकार न करना भी एक महंगी गलती है - यह न केवल कर्मचारियों को बदतर प्रदर्शन करने के लिए प्रेरित करता है, बल्कि जो अच्छा कर रहे हैं उन्हें भी कमजोर कर देता है।

चीजों को बेहतर बनाने के लिए यह आवश्यक है कि आप समझें कि आप जो करते हैं उसके जवाब में लोग कैसा महसूस करते हैं-बेटी जॉनसन

प्रदर्शन समीक्षा अच्छी तरह से करने के लिए इरादे और प्रयास की आवश्यकता होती है, लेकिन सही ढंग से किए जाने पर यह निवेश पर बड़ा रिटर्न दे सकता है। यहां पांच प्रथाएं हैं जिन्होंने मेरे लोगों और मेरे लिए अच्छा काम किया:

प्रदर्शन समीक्षाएँ अच्छी तरह से करने के लिए पाँच अभ्यास

सफलता का एक सामान्य माप रखें

प्रदर्शन समीक्षा तब बेकार हो जाती है जब कर्मचारी इस बारे में स्पष्ट नहीं होते कि उन्हें किस आधार पर मापा जाता है, या इससे भी बदतर, आप सफलता को कैसे मापते हैं और जिस तरह से वे इसे समझते हैं, उसके बीच एक अंतर है।

इसीलिए अपनी कंपनी के मिशन और लक्ष्यों को अपनी टीम की कैरियर आकांक्षाओं के साथ संरेखित करना और सफलता का एक सामान्य माप होना बहुत महत्वपूर्ण है। यह करने के लिए:

• परिभाषित करें कि आप क्या माप रहे हैं।
• आप उनसे क्या मूल्य देने की उम्मीद करते हैं?
• उन्हें कौन से कौशल विकसित करने की आवश्यकता है?
• क्या सफलता मानी जाती है और क्या नहीं?

एक बार जब आप स्पष्ट लक्ष्य और अपेक्षाएं निर्धारित कर लेंगे, उन्हें सही अवसरों के साथ जोड़ देंगे, और पूरे वर्ष निरंतर प्रतिक्रिया और समर्थन प्रदान करेंगे तो प्रदर्शन समीक्षा प्रक्रिया भयानक नहीं रहेगी। आपकी टीम को कम तनाव और चिंता महसूस होगी और आपको भी ऐसा ही होगा।

इसे रिपोर्ट कार्ड की तरह न लें

जब प्रदर्शन की समीक्षा किसी को स्कूल में मिले रिपोर्ट कार्ड की तरह महसूस होती है, तो अच्छा प्रदर्शन न करने के कारण आने वाली सभी नकारात्मक भावनाएँ फिर से उभर आती हैं। उन्हें याद है कि उनका मूल्यांकन किया जा रहा था, कहा जा रहा था कि वे पर्याप्त अच्छे नहीं हैं या उन्हें उनके कौशल और क्षमताओं की सीमाओं की याद दिलाई जा रही थी।

इनपुट/आउटपुट के बारे में प्रदर्शन समीक्षा करना, स्कोर रखना और खामियों को इंगित करना ग्रेड प्राप्त करने जैसा ही लगता है। आप उन्हें उस शिक्षक की याद दिलाते हैं जिससे वे स्कूल में बहुत नफरत करते थे।

मनमौजी और आलोचनात्मक होने के बजाय, सहानुभूतिपूर्ण बनें। फैसला मत सुनाओ. चर्चा को जिज्ञासा के साथ करें। यहां याद रखने योग्य मुख्य बातें हैं:

1. उनकी स्थिति के बारे में असहाय और निराश महसूस करने के बजाय, उन्हें कार्रवाई करने के लिए सशक्त महसूस कराएं।
2. उन्हें याद दिलाएं कि वे आज जो कुछ भी जानते हैं, उसी तक सीमित नहीं हैं। अभ्यास और दृढ़ता उन्हें नए कौशल विकसित करने में मदद कर सकती है।
3. उनकी उपलब्धियों के बारे में बात करें और वे कितनी दूर तक आए हैं, उन्होंने क्या-क्या अच्छे काम किए हैं।
4. विकास के अवसरों के रूप में सुधारों पर चर्चा करें।
5. उन्हें एक शिक्षार्थी की मानसिकता अपनाने के लिए प्रोत्साहित करें - वे क्या सीख रहे हैं, वे कैसे सुधार कर रहे हैं और वे हर दिन कैसे बेहतर हो रहे हैं।
6. अस्पष्ट मत बनो. वांछित व्यवहार और कार्यों के ठोस उदाहरण दें। ऐसा करने का एक शानदार तरीका संगठन में अन्य लोगों को इंगित करना है जो पहले से ही इसे अच्छा कर रहे हैं। दूसरों को जानना जो इसे प्रदर्शित करते हैं, उनसे सीखने का एक शानदार अवसर है।

फीडबैक प्राप्त करना इन दो जरूरतों के चौराहे पर बैठता है - सीखने की हमारी इच्छा और स्वीकृति के लिए हमारी लालसा - शीला हेन

प्रदर्शन समीक्षाओं को विकास के अवसर में मापने के लिए एक मानदंड से बदलने से सकारात्मक भावनाएं पैदा होती हैं - वे प्रतिक्रिया का विरोध करना बंद कर देंगे और अपने विकास में निवेश करना शुरू कर देंगे।

अपने पक्षपात एक तरफ रखें

प्रदर्शन समीक्षा प्रक्रिया में रीसेंसी पूर्वाग्रह सबसे बड़े दोषियों में से एक है। यह हमें कुछ समय पहले हुई किसी घटना की तुलना में नवीनतम घटनाओं को अधिक महत्व देने के लिए प्रेरित करता है।

हाल की घटनाओं पर बहुत अधिक जोर देने से, क्योंकि ये अनुभव आपकी यादों में ताजा हैं, आप इन घटनाओं को अतिरिक्त महत्व दे सकते हैं, जिससे प्रदर्शन समीक्षाएँ पक्षपातपूर्ण हो सकती हैं।

उदाहरण के लिए: मान लीजिए कि किसी कर्मचारी ने समीक्षा से ठीक एक सप्ताह पहले गलती की। हालाँकि वह लगातार अच्छा प्रदर्शन कर रही थी, चूँकि गलती हाल ही में हुई है, आप समीक्षा में इसे उसके विरुद्ध मान सकते हैं। इसी तरह, एक अन्य कर्मचारी जिसने हाल ही में डिलिवरेबल पर अच्छा प्रदर्शन किया है, वह अतिरिक्त अंक अर्जित कर सकता है, हालांकि इस बिंदु तक उनका प्रदर्शन अच्छा नहीं रहा होगा।

हां, यह विश्वास करना कठिन है कि हम अपने दैनिक निर्णयों और कार्यों में पूरी तरह तर्कसंगत नहीं हैं। हालाँकि, यह स्वीकार करके कि हम पक्षपाती हैं, यह महसूस करके कि हमें अपनी पसंद पर सवाल उठाना चाहिए, और अपने आराम क्षेत्र से बाहर निकलकर, हम एक बिल्कुल नए क्षितिज के लिए अपनी आँखें खोलने में सक्षम हैं - अहमद अलअंसारी

हालिया पूर्वाग्रह के प्रभाव से बचने के लिए, यह करें:

1. अतीत के आंकड़ों को देखें न कि जो आसानी से दिमाग में आता है उसे देखें। इसे अच्छी तरह से करने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप पूरे वर्ष उनके प्रदर्शन का रिकॉर्ड रखें और केवल स्मृति पर निर्भर न रहें।
2. सचेत रूप से अपने मूल्यांकन पर सवाल उठाएं "क्या हाल ही में जो हुआ उसके आधार पर मैं अपने मूल्यांकन में पक्षपाती हूं?"
3. पूछें, "जो चीजें मैं आसानी से याद कर सकता हूं, उनके विपरीत मैंने पूरे साल उनके प्रदर्शन को कितना महत्व दिया है?"

मूल्यांकन में निष्पक्षता एक बड़ा घटक है जो यह निर्धारित करता है कि कर्मचारी प्रक्रिया में मूल्य देखते हैं या इसका विरोध करते हैं। रीसेंसी पूर्वाग्रह और ऐसे अन्य पूर्वाग्रहों (पुष्टिकरण पूर्वाग्रह, मौलिक एट्रिब्यूशन त्रुटि) आदि के प्रभावों से बचकर, आप कम से कम अपने दृष्टिकोण में कम निष्पक्ष होने का प्रयास कर सकते हैं।

झूठे वादे मत करो; इसे असली बनाए रखें

रचनात्मक आलोचना साझा करते समय प्रबंधकों के सामने सबसे बड़ा डर कर्मचारी को खोने का डर होता है। हम सभी जानते हैं कि उन्हें खोना, उनके प्रतिस्थापन को काम पर रखना और उन्हें गति प्रदान करना कितना महंगा है।

जब उनके प्रदर्शन का यथार्थवादी मूल्यांकन साझा करने की बात आती है तो यह डर अक्सर आड़े आ सकता है। आप वास्तव में जो कहना चाहते हैं उसे न कहकर संदेश को नरम करने का प्रयास कर सकते हैं या ऐसे वादे करके उन्हें झूठी आशा दे सकते हैं जिन्हें आप पूरा नहीं कर सकते।

कर्मचारियों को यह न बताना कि उन्हें क्या सुनना चाहिए - भले ही यह पहली बार में कठोर लग सकता है और उन्हें दुखी कर सकता है - उन्हें रचनात्मक आलोचना को स्वीकार करने और इसमें बेहतर होने के तरीके खोजने से रोकता है। झूठे वादे करना और भी बुरा है - जब अंततः उन्हें वास्तविकता का सामना करना पड़ता है तो वे आत्मविश्वास खो सकते हैं या आपको अविश्वसनीय पा सकते हैं। उदाहरण के लिए: "अगले 6 महीनों में आपकी पदोन्नति होने की पूरी संभावना है" जैसी बातें न कहें, यदि आप गहराई से जानते हैं कि इसकी काफी संभावना नहीं है। जब आप जानते हैं कि किसी और को यह अवसर मिलने की अधिक संभावना है, तो यह न कहें कि "आपको वह अवसर मिलेगा"।

हममें से अधिकांश लोग अपनी महत्वपूर्ण बातचीत में जो गलती करते हैं, वह यह है कि हम मानते हैं कि हमें सच बोलने और दोस्त बनाए रखने के बीच चयन करना होगा - केरी पैटरसन

रचनात्मक आलोचना को इस तरह से साझा करना कि उसे अच्छी प्रतिक्रिया मिले:

1. उनके व्यवहार और कार्यों के बारे में फीडबैक रखें, उनके बारे में बात न बनाएं।
2. अपनी टिप्पणियाँ साझा करें, निर्णय नहीं।
3. अपनी प्रतिक्रिया को ठोस उदाहरणों से जोड़ने में उनकी सहायता करें।
4. नए कौशल और क्षमताओं के निर्माण के लिए वे क्या कदम उठा सकते हैं, इस पर चर्चा करें।
5. पूछें कि क्या उन्हें फीडबैक में कोई कमी दिखती है या वे कोई अलग राय साझा करते हैं।

जब अवसरों, प्रदर्शन और पदोन्नति की बात हो तो ईमानदार रहें। आपकी टीम के लिए यह बेहतर है कि वे जो चाहते हैं उसे बाद में न मिलने से होने वाली निराशा से पहले ही सच्चाई का सामना कर लें।

संवाद सोचें, एकालाप नहीं

जब आप भाषण की तरह प्रतिक्रिया देते हैं, तो आपके लिए यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि दूसरे व्यक्ति ने इसे कैसे प्राप्त किया - क्या उन्होंने इसे सुना, क्या वे समझते हैं कि आप क्या बताना चाहते थे, वे इसके बारे में कैसा महसूस करते हैं?

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप रीफ़्रेमिंग में कितने अच्छे हैं, बातचीत को प्रबंधित करने का सबसे महत्वपूर्ण नियम यह है: आप बातचीत को तब तक अधिक सकारात्मक दिशा में नहीं ले जा सकते जब तक कि दूसरा व्यक्ति यह महसूस न कर ले कि उसने सुना और समझा है। और जब तक आप नहीं सुनेंगे तब तक उन्हें सुना और समझा हुआ महसूस नहीं होगा। जब दूसरा व्यक्ति अत्यधिक भावुक हो जाए, तो सुनें और स्वीकार करें। जब वे कहते हैं कि कहानी का उनका संस्करण ही एकमात्र ऐसा संस्करण है जो समझ में आता है, तो आप जो सुन रहे हैं उसे संक्षेप में बताएं और उनसे कुछ प्रश्न पूछें कि वे ऐसा क्यों सोचते हैं। अगर वे आप पर आरोप लगाते हैं तो अपना बचाव करने से पहले उनका नजरिया समझने की कोशिश करें। जब भी आप अभिभूत महसूस करें या अनिश्चित महसूस करें कि कैसे आगे बढ़ना है, तो याद रखें कि यह सुनने का हमेशा अच्छा समय होता है - डगलस स्टोन

प्रदर्शन समीक्षा दोतरफा बातचीत होनी चाहिए, एकतरफा एकालाप नहीं।

• फीडबैक साझा करें, लेकिन उन्हें सुनने के लिए बीच-बीच में रुकें भी।

• उन्होंने जो सुना उसके बारे में धारणा न बनाएं, यदि वे समझते हैं तो स्पष्ट करने के लिए समय लें।

• मौन को शब्दों से न भरें, इसे अपनाएं ताकि उन्हें जानकारी पचाने का समय मिल सके।

• पूछें कि उनके पास क्या प्रश्न हैं और आप उन्हें कैसे स्पष्ट कर सकते हैं।

• उनकी प्रतिक्रिया को संभालने और अपना समर्थन दिखाने के लिए तैयार रहें।

  
  

उन्हें जो कहना है उसे स्पष्ट करने, जुड़ने और उस पर ध्यान देने के लिए समय निकालने से भ्रम और गलतफहमी से बचने में काफी मदद मिलती है; यह विश्वास भी कायम रखता है जो कायम रहता है।

एक प्रदर्शन समीक्षा निवेश पर तभी अच्छा रिटर्न दे सकती है, जब आप इसे एक प्रक्रिया की तरह मानना बंद कर दें और इसमें अपना दिल और दिमाग लगाना शुरू कर दें।

सारांश

1. जैसे-जैसे प्रदर्शन सीज़न नज़दीक आता है, अधिकांश प्रबंधकों को टीम के लक्ष्यों को प्राप्त करते समय समीक्षाओं को संतुलित करना कठिन लगता है।
2. समीक्षा प्रक्रिया पर उचित ध्यान न देना महंगा है—असंतुष्ट और असंतुष्ट कर्मचारी अत्यधिक अनुत्पादक होते हैं।
3. प्रदर्शन की समीक्षा को केवल खत्म करने वाली चीज़ मानने के बजाय, मूल्य जोड़ने के लिए सही अभ्यास लागू करें।
4. सफलता के सामान्य माप को परिभाषित करने और अपनी टीम के सदस्यों के साथ तालमेल बिठाने से शुरुआत करें। जब कर्मचारी स्पष्ट होते हैं कि क्या अपेक्षित है और उन्हें नियमित प्रतिक्रिया दी जाती है, तो यह प्रदर्शन समीक्षा प्रक्रिया के दौरान आश्चर्य की संभावना को बहुत कम कर देता है।
5. किसी को भी रिपोर्ट कार्ड थमाया जाना पसंद नहीं है. उस निर्णायक शिक्षक की तरह मत बनो जिससे वे स्कूल में बहुत नफरत करते थे। बल्कि, सहानुभूतिपूर्ण बनें और बातचीत को जिज्ञासा के साथ करें।
6. उन पूर्वाग्रहों से अवगत रहें जिन्हें हम मनुष्य अवचेतन रूप से लागू करते हैं। आपको शायद एहसास न हो लेकिन हालिया पूर्वाग्रह आपको कुछ समय पहले हुई किसी घटना की तुलना में हाल की घटना को अधिक महत्व देने पर मजबूर कर सकता है।
7. आप अपने कर्मचारियों को चोट नहीं पहुँचाना चाहते। ये उचित है। लेकिन साथ ही, आप झूठे वादे नहीं करना चाहते या जानकारी को छुपाना नहीं चाहते। आपकी टीम के सदस्य उनकी वास्तविक प्रतिक्रिया जानने के पात्र हैं, भले ही शुरुआत में यह थोड़ा कष्टदायक हो।
8. जब आप एक एकालाप की तरह प्रदर्शन की समीक्षा करते हैं, तो यह दूसरे व्यक्ति को अनसुना, अनादरित और कम महत्व का महसूस कराता है। थोड़ा रुकें, सुनने और जुड़ने के लिए जगह बनाएं।

पहले यहां प्रकाशित किया गया था।