Díxenlle ao meu equipo que se queixase todas as semanas: transformou a nosa produtividade

Foto de Dylan Gillis en Unsplash

Hai máis dunha década, tiven a oportunidade de realizar un curso de Xestión da Calidade Total (TQM) nada menos que Andrzej Blikle en ASBIRO , unha institución educativa polaca única onde só os emprendedores ensinan emprendemento.

Desde entón, estiven probando e perfeccionando varias técnicas de TQM cos meus equipos, especialmente no mundo das startups. Estou compartindo algunhas das miñas observacións e ideas que implementei, centrándose nas sesións semanais ao estilo Kaizen, que demostraron ser eficaces nunha variedade de escenarios da vida real dentro dos nosos equipos.

Andrzej Blikle é un destacado empresario polaco, coñecido polo seu traballo na xestión da calidade e como líder da empresa de repostería familiar Blikle, famosa por crear icónicas e irresistibles roscas polacas "A.Blikle " (pączki!). Ampliou a empresa preservando o seu legado, transformándoa nunha organización moderna e orientada á calidade.

A Xestión da Calidade Total (TQM) é un enfoque integral para toda a organización centrado na mellora continua e no éxito a longo prazo, que implica a todos os membros da organización. Kaizen, pola súa banda, é unha técnica específica dentro de TQM que enfatiza a realización diaria de pequenas melloras incrementais para mellorar os procesos e eliminar as ineficiencias. A principal conclusión foi que para que calquera organización prospere, ten que evolucionar continuamente coas achegas de todos os seus membros (dirección incluída).

No trepidante mundo das startups tecnolóxicas, onde as ideas chegan e os prazos se aproximan, é fácil perder de vista o panorama xeral. Cando estás enterrado en tarefas diarias como codificación e deseño, xestionar proxectos a gran escala pode resultar abrumador. Con equipos de produtos que adoitan ser decenas, é esencial contar con métodos para manter a calidade do produto e un proceso de produción de software eficiente.

Non foi ata hai uns 10 anos cando presentei reunións semanais en formato Kaizen a todos os meus equipos. Quería algo sinxelo pero impactante. Estas reunións convertéronse nunha pedra angular da nosa viaxe de mellora de procesos. Por que? Porque permiten comentarios coherentes e proporcionan unha plataforma para que os membros do equipo plantexan cuestións que, se non se marcan, poderían converterse en problemas máis grandes.

Así é como funciona: todas as semanas, reúno a todos os membros dos meus equipos de produtos e tecnoloxía. Sen silos. O último día da semana adoita funcionar mellor. Desenvolvedores, deseñadores, xestores de produtos: todos. O obxectivo é darlles un espazo para desafogarse, compartir as súas frustracións e sinalar os obstáculos que dificultan o progreso. E non, non é unha sesión de “queixámonos do xefe”. Centrámonos en cuestións reais e accionables.

Unha pregunta sinxela como "De que te queixas esta semana?" abre a porta a todo tipo de ideas. É a mellor forma de iniciar unha conversa porque permite que todos expresen as súas preocupacións, xa se trate do proceso, problemas de comunicación ou mesmo algo tan trivial como a falta de café na oficina. Literalmente adoitaba lembrarlle á xente todas as semanas: "O venres temos unha sesión de kaizen, cada un de vós: traedes as vosas queixas, por favor!".

Por que non pedir primeiro ideas de mellora, non? Ben, aquí é onde se fai un pouco contraintuitivo. Pedirlle á xente que propoña melloras adoita levar a máis interrogantes que solucións. Segundo a miña experiencia, as ideas que obtén desta pregunta adoitan ser máis "agradables" en lugar de problemas reais. Só despois de ter uns meses destas sesións co teu equipo, e todos están na mesma páxina, podes comezar a facer esta pregunta. Para entón, a xente xa está a idear por conta propia ideas de mellora, nin sequera necesitas preguntar.

Nun primeiro momento, convencer á xente de que participen en discusións sinceras pode ser un reto, especialmente en culturas onde sinalar abertamente os problemas, especialmente coa xestión, pode sentirse incómodo. A clave está en subliñar que estas discusións non se tratan de criticar aos individuos senón de mellorar os procesos. Ao centrarse nas solucións, a atmosfera convértese nun de comentarios construtivos e non de culpa. O " por que " detrás destas sesións debe ser explicado claramente desde o principio.

Unha vez discutidos os problemas, asignamos tarefas para resolver antes da próxima reunión. Se un programador ten problemas cunha ferramenta, asegurarémonos de que teña os recursos para facelo ben. Se falta comunicación dentro do equipo, traballaremos en novas estratexias. O importante é manter as reunións orientadas á acción, cun seguimento claro das solucións.

Ao principio, era difícil convencer á xente de que compartisen abertamente, pero agora é unha parte esencial da nosa cultura. Estas reunións ofrecen unha oportunidade para que o equipo respire, exprese as súas preocupacións e, o máis importante, se faga cargo dos problemas e as súas solucións. Este enfoque sinxelo pero eficaz levou a beneficios a longo prazo, non só na produtividade senón tamén na moral e cohesión do equipo.

Entón, por que xuro polas reunións de Kaizen? Manteñen o impulso. Nun mundo cheo de prazos e presión constante, é fácil perder de vista o panorama máis grande. Estes pequenos axustes regulares mantéñennos aliñados, axúdannos a resolver problemas antes de que se convertan en obstáculos e garanten que esteamos mellorando constantemente. E aceptémolo, un pouco de queixa de cando en vez é a forma perfecta de estar conectado e de seguir adiante.

Un beneficio inesperado destas reunións é que axudan a concienciar e abordar a débeda técnica ao longo do tempo. Ao fomentar os comentarios regulares e abordar os problemas a medida que xurden, podemos desglosar e resolver a débeda tecnolóxica acumulada en pezas máis pequenas e máis manexables.

Como CTO, descubrín que as reunións de Kaizen son a mellor forma de fomentar a verdadeira propiedade de cada membro do equipo. Cando as persoas senten que teñen un impacto directo no negocio, no produto e no proceso de produción, comezan a recoñecer que todos afrontan desafíos e que sempre hai marxe para mellorar. Estas reunións envían unha mensaxe clara: como equipo, temos o poder de facer que a nosa vida laboral sexa menos miserable cada semana.

Que medidas está a dar para mellorar o proceso de produción do seu equipo? Encantaríame escoitar o teu achegamento.