Comment fixer vos priorités à l'aide de la matrice Eisenhower

Urgent vs important : comment fixer vos priorités

Grâce à une étude intitulée ' The Mere Urgency Effect ', nous avons enfin la preuve d'une mauvaise habitude dont la plupart d'entre nous sont coupables : donner la priorité aux tâches urgentes plutôt qu'aux plus importantes.

Nous sommes plus susceptibles de nous concentrer sur des tâches urgentes même si elles ne sont pas aussi génératrices de valeur que d'autres tâches.

Êtes-vous confus par les deux adjectifs que je viens de comparer? « Urgent » et « important » signifient la même chose, n'est-ce pas ?

Pas assez.

Si vous passez vos journées à éteindre des incendies et que vous ne vous sentez jamais satisfait par les tâches que vous accomplissez, vous accordez probablement la priorité aux tâches urgentes - c'est-à-dire celles avec des délais - aux tâches importantes qui offrent plus de valeur à long terme.

Entrez dans la matrice Eisenhower, un moyen facile à comprendre et très efficace d'organiser les tâches afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment dans la vie. Regardons de plus près.

Urgent et important ne sont pas les mêmes

Les tâches urgentes ont une drôle de façon de se sentir beaucoup plus importantes qu'elles ne le sont en réalité.

Qu'il s'agisse du délai qui leur est associé, de la pression d'un collègue pour le faire ou simplement de leur sens de l'immédiateté, les tâches urgentes peuvent sembler être l'alpha et l'oméga.

Ils occupent tellement notre attention, en fait, que nous oublions les tâches importantes – les choses qui nous aident à atteindre nos objectifs à long terme ; les choses qui rapportent plus que les petites tâches urgentes.

Donnez-vous la priorité aux tâches à faible valeur ?

Je vais vous proposer un scénario. Voyez si vous pouvez vous rapporter :

Il est 8h ce lundi matin. Cette semaine, votre objectif est de mettre à niveau le pipeline d'intégration pour les nouveaux utilisateurs.

Le rendre plus fluide et plus intuitif attirera beaucoup plus de clients et augmentera considérablement les bénéfices de votre entreprise.

Vous prévoyez de passer les deux premières heures de chaque journée à travailler vers cet objectif.

Lors de l'ouverture de votre ordinateur portable, cependant, vous êtes immédiatement bombardé d'e-mails demandant de petites modifications aux pages Web existantes.

Vous pouvez clairement voir que les mises à jour feront une différence, mais elles ne feront pas bouger l'aiguille de votre projet d'intégration.

Mais... c'est urgent. Et vos collègues en ont clairement besoin dès que possible.

Au moment où vous avez terminé la mise en œuvre de ces petits changements, vos deux heures sont écoulées et vous devez passer à vos autres responsabilités quotidiennes. Vous n'avez pas eu l'occasion de travailler sur le projet d'intégration.

Semble familier?

Ce qui se produit souvent dans cette situation, c'est que nous sommes tellement motivés par la nécessité de respecter les délais (officiels ou auto-imposés) que nous sautons le processus d'évaluation de la tâche qui a le plus de valeur.

Croyez-le ou non, quelqu'un dans l'histoire qui a profondément compris cette erreur - et a travaillé pour la résoudre dans sa propre vie - était le 34e président américain, Dwight D. Eisenhower.

Il a dit:

"Surtout chaque fois que nos affaires semblent être en crise, nous sommes presque obligés d'accorder notre première attention au présent urgent plutôt qu'à l'avenir important."

Eisenhower croyait que les tâches urgentes ne sont pas toujours importantes et que les tâches importantes ne sont pas toujours urgentes. Et – grâce à Stephen Covey, auteur de The 7 Habits of Highly Effective People – nous pouvons maintenant comprendre exactement ce qu'il voulait dire.

La matrice d'Eisenhower

Covey a créé la matrice Eisenhower pour aider le héros de tous les jours à hiérarchiser les tâches et les projets. Personnellement, je vis selon cette approche car, comme beaucoup d'entre vous, ma vie d'entrepreneur est remplie à ras bord de tâches "urgentes".

La Matrice est simple ; il trie vos tâches dans l'un des quatre carrés, qui correspondent tous à un plan d'attaque différent.

Visualisez-le sous la forme d'une grille deux par deux avec « urgent » et « non urgent » sur l'axe des x et « important » et « non important » sur l'axe des y.

Voici une répartition de chaque carré.

1. Urgent et important

Ici, les tâches urgentes et les tâches de grande valeur se heurtent. Ce sont les tâches qui doivent être traitées immédiatement. Ils nécessiteront toute votre attention et doivent être pris en charge dès que possible.

Par exemple, je considère que ces éléments sont à la fois urgents et importants :

• Une rencontre d'urgence avec un gros client qui envisage de quitter votre entreprise. C'est urgent parce qu'ils ne sont qu'à quelques instants de sortir, et c'est important parce qu'une négociation réussie pourrait signifier des bénéfices maintenus à long terme.

• Un correctif de bogue de site Web qui fait fuir les clients. Vous perdez littéralement de l'argent à chaque minute qui passe - alors bien sûr, vous devez résoudre ce problème dès que possible.

• Expulser un client mécontent. Bien qu'il n'y ait pas de conséquence financière immédiate, il est toujours important de gérer cela rapidement avant que d'autres dommages ne soient causés. Vous ne pouvez pas prédire comment ce client réagira à la résiliation de son contrat ou s'il tentera de saboter votre entreprise d'une manière ou d'une autre.

Pour déterminer avec précision quelles tâches sont "urgentes et importantes", cela doit être un processus de planification très intentionnel - ou votre cerveau priorisera par défaut toutes les tâches en fonction de l'urgence uniquement.

2. Urgent, mais pas important

Ce sont des tâches qui nécessitent votre attention mais qui n'ont pas d'impact significatif sur le résultat net. Vous pouvez les déléguer en toute sécurité à d'autres membres de l'équipe (et vous devriez le faire dès que possible).

Je fais référence à des tâches telles que :

• Soumettre des projets aux clients. Vous respectez un délai prédéterminé, mais il s'agit d'une tâche peu qualifiée qui ne nécessite pas votre attention personnelle. Demandez à quelqu'un d'autre de s'occuper des soumissions.

• Relecture de l'e-newsletter de l'entreprise de cette semaine. Même si vous vous engagez à les envoyer le même jour chaque semaine, vous n'avez pas personnellement besoin de vous occuper de la relecture. C'est à ça que servent les éditeurs.

• Répondre aux demandes des clients qui ne concernent pas les commandes urgentes ou les réclamations. Ceux-ci peuvent être gérés par votre équipe d'assistance sans aucune implication supplémentaire de votre part.

La délégation est l'une des compétences les plus puissantes que vous puissiez maîtriser. (Je couvrirai cela dans une newsletter ultérieure, ne vous inquiétez pas !)

3. Pas urgent, mais important

Ici, les choses deviennent intéressantes. Ce sont les tâches qui peuvent facilement être repoussées au bas de votre liste de priorités car elles ne semblent pas urgentes, mais elles ne doivent jamais être ignorées.

Voici les tâches qui auront un impact à long terme ou préventif sur votre entreprise :

• Développer de nouvelles stratégies marketing pour acquérir des clients sur des marchés concurrentiels. Cela nécessite des recherches et un remue-méninges, et cela prendra un certain temps. Mais il est important de garder une longueur d'avance sur la concurrence et d'acquérir des clients d'une manière à la fois rentable et durable.

• Animation de sessions de formation en équipe. L&D peut ne pas sembler urgent, mais un moral élevé est essentiel pour toute entreprise - et vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les membres de votre équipe connaissent bien leur rôle sans des sessions de formation appropriées.

• Recueillir les commentaires des clients. Les commentaires sont le meilleur moyen de s'assurer que vos produits et services répondent à leurs besoins. Et c'est important pour comprendre ce que vous pouvez faire mieux à l'avenir.

Pour ne pas oublier ces tâches ou les repousser trop longtemps dans votre liste, elles doivent être planifiées. Configurez une tâche récurrente dans votre calendrier pour travailler sur ces tâches "pas urgentes, mais importantes".

4. Pas urgent et pas important

Enfin, parlons de la pile de suppression. (Croyez-moi - vous n'avez pas besoin d'y penser à deux fois.)

Si vous avez des tâches sur votre liste qui ne sont pas importantes et qui ne sont pas du tout limitées dans le temps, elles sont tout simplement une perte de temps. Voici quelques exemples :

• Descendre dans le terrier du lapin LinkedIn. Vous pourriez déguiser cela en «recherche de concurrents», mais soyons honnêtes - tout cela ne fait que saper votre confiance et vous faire comparer vos progrès à d'autres startups comparables.

• Participer à des événements sans but. Le réseautage est une excellente chose à faire. Si vous assistez simplement à quelque chose pour une bonne publication sur les réseaux sociaux, c'est une perte de temps.

• Mise à jour des offres d'emploi de l'entreprise. Êtes-vous satisfait de votre équipe actuelle ? De nouveaux candidats ont-ils afflué ? Si c'est le cas, faire des choses comme mettre à jour les descriptions de travail n'est pas un progrès ; c'est de la procrastination.

Certaines de ces tâches peuvent être complètement éliminées, tandis que d'autres peuvent être oubliées en toute sécurité jusqu'à une date ultérieure.

Construire une habitude Eisenhower

Comme l'étude que j'ai mentionnée plus tôt l'a confirmé, nous, les humains, sommes impulsifs avec notre priorisation. Nous allons effectuer par défaut les tâches qui semblent les plus urgentes.

Autrement dit, à moins que nous ne développions intentionnellement l'habitude d'utiliser la matrice d'Eisenhower.

Prévoyez quelques minutes chaque matin pour passer en revue votre liste de tâches et catégoriser chacune selon la matrice.

Vous serez surpris de la rapidité avec laquelle vous commencerez à voir une différence dans la façon dont vous hiérarchisez vos tâches et, par conséquent, vous en ferez plus.

Bonne chance!