Navegant per la complexitat: els reptes de la gestió de projectes a gran escala

La gestió de projectes a gran escala esdevé un repte amb la implicació de milers de participants en la implementació del projecte. La complexitat també sorgeix de la manca d'un espai d'informació unificat per a la gestió de projectes. Els aspectes clau, com ara calendaris, fites, acords, pressupostos de projectes, fluxos de treball de documents, anàlisi de rendiment i informació geogràfica, es troben dispersos en diferents plataformes.

A partir de la nostra experiència, especialment en el sector públic, he recollit els consells més valuosos per superar els reptes que plantegen els projectes a gran escala. Això inclou solucions de programari, dissenyades per gestionar de manera eficient projectes i estratègies de gestió, que ofereixen un enfocament cohesionat per superar els obstacles que plantegen els diversos espais d'informació i els fluxos de treball descentralitzats.

Reptes típics

La gestió eficaç de projectes d'infraestructura a gran escala implica abordar diversos problemes de gestió de projectes. Un dels reptes més importants és la coordinació de múltiples subcontractistes especialitzats i requereix una supervisió estratègica per garantir la seva alineació amb els objectius i els terminis del projecte.

Un altre punt aquí és que els riscos financers, com ara els canvis en l'abast del projecte o les ordres, exigeixen una planificació i una gestió financera àgils per adaptar-se als requeriments del projecte en evolució. A més, mantenir un flux d'efectiu precís és essencial per a una correcta assignació de recursos i costos d'acord amb el pressupost general de construcció.

Els reptes tècnics són un aspecte més amb el qual segur que trobareu treballant a gran escala. Sovint sorgeixen en l'obtenció d'aprovacions, posant l'accent en la necessitat d'una comunicació i col·laboració racionalitzades. De la mateixa manera, les aprovacions oportunes dels propietaris del projecte són fonamentals per evitar retards i garantir la progressió del projecte sense problemes. Confiar en subcontractistes amb menys experiència introdueix reptes tècnics, subratllant la importància d'una investigació i un suport exhaustius.

També s'han de tenir en compte els riscos externs, inclòs el suport governamental i la possible inflació dels preus dels recursos. Tot i que el govern pot ajudar amb certs riscos externs, els contractistes han de tenir en compte les fluctuacions dels preus dels recursos que afecten directament els costos de construcció.

El risc d'infraestructura menys acordat són les imprecisions en l'estimació de quantitats materials. Tot i contractar recursos qualificats, els possibles errors humans en l'estimació de quantitats encara poden suposar problemes.

Navegar amb eficàcia per aquests reptes requereix estratègies proactives de gestió de projectes, una planificació financera meticulosa i una coordinació contínua entre les parts interessades per garantir una entrega reeixida i oportuna del projecte. Més endavant parlarem de quines estratègies poden ser instrumentals per resoldre els problemes més comuns.

Estratègies per superar els reptes

Com ja hem descrit, els projectes a gran escala tenen reptes inherents, per la qual cosa exigeixen solucions estratègiques per garantir l'èxit. Tenir en compte aquestes directrius contribuirà a millorar el control del vostre projecte, independentment de la seva mida.

1. Responsabilitzar-se En els projectes a llarg termini, la veritable propietat dels resultats és el punt més essencial. El líder del projecte ha d'assumir la responsabilitat de les decisions difícils, fomentant la seguretat psicològica dins de l'equip. Aquest empoderament permet la presa de decisions eficaç sense por indeguda, evitant estratègies excessivament prudents i discussions prolongades del comitè.
2. Proporcionar suport Assegurar el compromís precoç dels líders de l'empresa és vital per prevenir possibles riscos existencials si el suport executiu falla. Negociar objectius i mètriques d'èxit des del principi és habitual, però per a projectes a gran escala, col·laborar amb experts financers per predir els beneficis i les despeses futurs proporciona flexibilitat en els ajustos pressupostaris.
3. Gestionar els terminis Estimar el temps i l'esforç en projectes d'investigació i desenvolupament amb terminis públics pot ser un repte, sobretot quan l'última part sol ser la que requereix més temps. Comuniqueu les dates de lliurament com a interval: una data objectiu basada en l'entesa actual i una data de compromís que indica possibles problemes. Descomptar les estimacions de manera transparent ajuda a millorar la comunicació i garanteix una planificació clara del treball dependent.
4. Generar confiança Abordar les preocupacions de les comunitats locals és essencial per a l'èxit dels grans projectes. Crear un espai segur per a debats sobre preocupacions urgents i oferir explicacions oportunes dels mètodes i objectius del projecte és clau. Educar els membres de la comunitat sobre el propòsit del projecte, els resultats esperats, el cost, el calendari i els beneficis per a la comunitat fomenta un sentit de comprensió i col·laboració. En fomentar les relacions amb les parts interessades, els proveïdors de projectes poden establir una base de confiança i suport comunitari, garantint una execució del projecte més fluida i un futur millor per a la comunitat.
5. Entendre el mercat Els retards, l'escassetat i les fluctuacions de costos plantegen reptes als projectes d'infraestructura. Per superar aquests obstacles, és crucial una comprensió profunda de la dinàmica del mercat i de les diverses fonts de subministrament. La planificació proactiva, que inclou la col·laboració amb proveïdors locals, la selecció de proveïdors flexibles i la consciència de les oportunitats del mercat de matèries primeres, permeten terminis més realistes i una gestió eficaç de les expectatives. Tenint en compte els reptes únics en diferents ubicacions geogràfiques, és imprescindible una investigació exhaustiva abans de finalitzar les ubicacions i els terminis dels projectes.

Eines per gestionar projectes a gran escala

En projectes extensos, l'equip de l'Oficina de Gestió de Projectes (PMO) pot incloure nombroses persones, cadascuna supervisant un grup de treball diferent. L'ús eficaç de les eines d'automatització és essencial per garantir una coordinació i col·laboració perfecta dins del PMO, abordant les responsabilitats i les tasques associades a la gestió de projectes complexos.

L'automatització inclou sistemes ERP que ajuden a gestionar els contractistes i subcontractistes, mantenir els contractes actualitzats i controlar el pressupost. La BI (Business Intelligence) també pot ser especialment útil per analitzar els indicadors clau de rendiment (KPI) del projecte, i eines com MS Project o els seus equivalents, com ara gràfics de Gantt, calendaris i programari de gestió de tasques, s'utilitzen habitualment en la gestió de projectes a gran escala. .

Programari ERP

El programari ERP és una solució versàtil que aborda una sèrie de reptes empresarials, la qual cosa la fa apta per a empreses de totes les mides. Aquests són els problemes que l'ERP soluciona de manera eficaç, oferint avantatges reals a diverses indústries, inclosa la infraestructura.

Foment de la col·laboració

L'ERP porta la col·laboració a nous nivells mitjançant la integració de dades, cosa que permet als equips funcionar de manera més cohesionada. Mitjançant fluxos de treball optimitzats, els equips sincronitzen els seus esforços, assegurant una coordinació perfecta i promovent un entorn de treball col·laboratiu.

Precisió pressupostària

Fer malabars amb els pressupostos entre diversos projectes es converteix en una tasca descoratjadora, sobretot quan diferents departaments adopten mètodes de seguiment diversos. L'ERP intervé per alinear els processos pressupostaris, garantint un control millorat i la detecció precoç de possibles reptes pressupostaris.

Desglossament de dades

Les dades aïllades suposen un repte comú a les empreses contemporànies, que impedeixen la col·laboració i obstrueixen una visió global del rendiment. L'ERP serveix com a solució mitjançant la fusió de dades de l'empresa en una plataforma unificada, oferint una perspectiva holística i en temps real, minimitzant així errors com la doble entrada.

Abordar les complexitats de l'inventari

La gestió eficaç de l'inventari resulta ser problemàtica, especialment en les indústries que tracten amb multitud d'articles i subcategories. L'ERP simplifica la gestió de l'inventari, oferint informació en temps real sobre els nivells d'inventari i reforçant el control general.

Fluxos de treball ineficients

Les ineficiències en els fluxos de treball sovint comporten reptes per mantenir-se al dia amb el creixement empresarial. L'ERP crea una plataforma unificada per a les dades i la comunicació, que permet millorar l'eficiència en tots els departaments i nivells, beneficiant finalment el resultat final. Per tant, si la vostra empresa s'enfronta a algun d'aquests reptes, explorar solucions ERP podria ser la clau per superar problemes comuns.

Intel·ligència empresarial

La BI resulta molt valuosa per optimitzar els processos, oferir als gestors informació sobre les mètriques de la cadena de subministrament i facilitar millores en les rutes de distribució. A més, garanteix el compliment dels acords de nivell de servei, millorant l'eficiència operativa global.

El valor principal de la BI rau en la seva capacitat per impulsar decisions basades en dades, transformant les dades en brut en informació accionable que informa accions estratègiques. Els següents tipus d'anàlisi contribueixen a la proposta de valor multifacètica de BI:

• Anàlisis descriptives : ofereixen informació sobre esdeveniments passats i actuals, aquestes analítiques milloren la comprensió i identifiquen àrees de millora mitjançant taulers de control, informes, emmagatzematge de dades i quadres de comandament.
• Anàlisi predictiva : utilitzant mineria de dades, modelatge predictiu i aprenentatge automàtic, aquestes analítiques projecten esdeveniments futurs i avaluen la probabilitat que es produeixin.
• Anàlisis prescriptives : revelant les accions òptimes a prendre, l'anàlisi prescriptiva permet l'optimització, la simulació i el modelatge de decisions, proporcionant una anàlisi completa per a la presa de decisions informada.

Com a exemple, m'agradaria anomenar Cementos Argos, una destacada empresa de ciment amb operacions a tot Amèrica, que demostra l'impacte transformador de la BI. Davant la necessitat d'un avantatge competitiu i una millor presa de decisions, l'empresa va establir un centre d'anàlisi empresarial dedicat. En invertir en analistes de negocis experimentats i equips de ciència de dades, Cementos Argos va utilitzar la BI per estandarditzar els processos financers i obtenir una visió més profunda del comportament dels clients, donant lloc a nivells de rendibilitat elevats.

Escollir solucions efectives

La selecció de les eines i tècniques adequades és crucial per a l'èxit de qualsevol projecte. Tenint en compte aquests factors, podeu prendre decisions informades a l'hora d'escollir eines de gestió de projectes a gran escala que s'alineen amb les necessitats i la dinàmica úniques dels vostres projectes.

Accessibilitat

En l'era post-COVID, l'accessibilitat és primordial, tenint en compte diversos llocs de treball. Les millors eines de gestió de projectes de construcció estan basades en núvol/web, oferint accessibilitat des de pràcticament qualsevol lloc del món.

Informes dinàmics

Per gestionar els projectes de construcció de manera eficaç, la informació en temps real és imprescindible. Opteu per eines que proporcionin informes instantanis, assegurant-vos que disposeu de la informació més actualitzada per prendre decisions informades.

Suport robust

Fins i tot les millors eines poden trobar reptes durant la implementació. Trieu solucions de proveïdors amb assistència al client fiable, garantint una assistència ràpida quan sigui necessari.

Seguretat de dades

Donat el valor i la sensibilitat de les dades de construcció, prioritzeu les eines amb mesures de seguretat sòlides. Abans de la integració, investigueu el proveïdor de programari, enteneu les seves condicions d'ús i comproveu els protocols de seguretat implementats per protegir les dades de la vostra empresa.

Integració perfecta

Reconeixeu que una única solució de programari pot no complir tots els vostres requisits de gestió de projectes. Opteu per eines que s'integren perfectament amb la vostra configuració existent, permetent una solució personalitzada i cohesionada.

En resum, gestionar grans projectes comporta reptes difícils, com coordinar diferents grups de treball i gestionar riscos financers. L'ERP i la BI poden ajudar a millorar el nivell de control i obtenir informació útil a partir del big data; triar les eines de gestió de projectes adequades és clau per augmentar la productivitat de la vostra empresa. Confiem que aquest article hagi proporcionat informació valuosa sobre consideracions essencials per al vostre procés d'avaluació.