嫌いじゃない会議のやり方

「会議は決定を下すためのものであり、問題について決定するためのものではありません。」 -ビルゲイツ

この引用は、会議に対する私のすべての不満を完全に要約しています。多くの研究で、職場での会議の非効率性が強調されています。それでも、会議の長さと頻度は増え続けており、役員は週に約 23 時間会議に費やしています (1960 年代には 10 時間未満でした)。会議がすべて有益であれば悪いことではありませんが、ほとんどの会議がいかに非効率的であるかは誰もが知っています。私は会社で会議を何度も実験してきましたが、会議を最大限に活用する方法を学びました。ここで私が発見したことを紹介し、時間を有効に使って生産的で効果的な会議を開催できるようにしたいと思います。

会議は生産性に悪い

私たちは通常、メーカーのスケジュールとマネージャーのスケジュールの 2 つの異なるスケジュールで作業します。

この概念は、Y Combinator の創設者である Paul Graham が2009 年のエッセイで初めて説明しました。このエッセイでグラハムは、メーカーがいかにタスク指向であり、集中するのに長い時間が必要であるかを説明しています (プログラマーやライターが典型的な例です)。一方、マネージャーは主にコミュニケーションと会議を使用して物事を進めます。興味深いのは、ほとんどの場合、私たちは皆、仕事の中で 2 つのスケジュールを組み合わせる必要があるということです。

メーカーのスケジュールに合わせている場合、会議が 1 回中断されるだけで、生産性が大幅に低下する可能性があります。メーカーのスケジュールは、集中力が最大になり、気が付かないうちに時間が流れているように見える深い集中状態であるフローに入ることができるときに最も効率的です。中断後にフローに戻ると、 最大 23 分のコストがかかる可能性があります。メーカーとマネージャーのスケジュールを混ぜ合わせようとすることは、常に非効率性を示しています。

問題は外部からも発生する可能性があります。マネージャーは、その地位の性質上、メーカーのスケジュールを混乱させる可能性が高くなります。階層があるため、マネージャーはいつ会議を行うべきかを決定する権限も持っています。この力には大きな責任が伴います (スパイダーマンの引用アラート)。

会議でメーカーのスケジュールを中断することは、彼らの時間の大きな無駄です。優れたマネージャーはこれを認識し、作成者が時間を最大限に活用できるように会議の慣行を採用する必要があります。また、マネージャーは、会議を減らして、自分自身のためにより多くの作成者の時間を作成できることを認識しておく必要があります。

ポール・グラハムは非常に頼りがいのある人物で、1 日の最後の時間だけを会議に充てています。残りの時間は、物事を成し遂げることに専念します。現代の企業では、ほとんどの人が二重のスケジュールを採用する必要があります。では、これを日常業務にどのように実装しますか?

自分が参加している会議の種類を認識する

アンディ グローブ (Intel の元会長兼 CEO) は、彼のベストセラーであるHigh Output Managementの中で、プロセス指向のミーティングとミッション指向のミーティングの 2 種類のミーティングについて説明しています。会議を最大限に活用するには、自分がどのタイプの会議に参加しているかを認識することが重要です。

プロセス指向の会議

プロセス指向の会議は、知識の共有と情報交換を目的としています。通常、定期的に開催されます。プロセス指向のミーティングの典型的な例は、1 対 1 のミーティング、スタッフ ミーティング、またはプロジェクト レビューです。

ほとんどのプロセス指向の会議は避けることができます (この断言から 1 対 1 を除外します)。例えば職員会議。企業がステータスやプロジェクトの最新情報を交換するために定期的なスタッフ会議を開催することは非常に一般的です。根底にある目標は、多くの場合、チームや会社でタスクがどのように進行しているかを全体的に把握することです。今日では、一日の始まりにスタンドアップ ミーティングを行うことは非常に一般的です。これらの会議の問題は、ほとんどの場合、Maker の邪魔になることです。たとえ早めに計画されたとしても、会議は常に誰かの計画を混乱させます。そして、この中断を会社全体で行うと、効率の損失は非常に大きくなります。

一般に、プロセス指向の会議はデジタル更新に置き換えることができます。書面による更新には、会議で共有される更新よりも多くの価値があります。いつでも読むことができ、細かい管理を取り除き、会社全体の信頼を築きます。

たとえば、毎日または毎週の更新を取り上げます。 Basecamp や Range.co などのアプリには、毎日のステータス ミーティングをなくすための機能が含まれています。これらのツールは毎日、更新情報を入力するようにスタッフを招待します。彼らはそれをいつ書くかを選択でき、作成者のスケジュールにあるときに会議によって中断されるのを避けることができます.更新は同僚と共有されるため、タスクの途中で中断されることなく、いつでも読むことができます。これらのシステムは、欠点を回避しながら、会議のすべての利点を維持します。

ただし、プロセス指向の会議がすべて悪いわけではありません。 1 対 1 のミーティングの主な利点は、マネージャーとチーム メンバーの間に個人的な関係を築くことであるため、例外として 1 対 1 について言及しました。もちろん、以下で説明するいくつかのテクニックを使用して 1 対 1 をより効率的にすることはできますが、これらの会議の社会的相互作用を回避しようとするのはやり過ぎです。

ミッション指向の会議

ミッション指向の会議は、特定の問題を解決したり、決定を下したりすることを目的としています。プロセス指向の会議とは異なり、会議は通常その場しのぎであり、事前に予測することはできません。

ミッション指向の会議の非効率性は、自発的な意思決定に多くの認知バイアスが関与しているという事実に起因しています。たとえば、バンドワゴン バイアスは、グループにいるとき、グループ内の他の人々と同じように考え始めることを規定しています。もう 1 つの確証バイアスは、会議で発生する可能性が非常に高く、先入観を裏付ける情報に耳を傾ける可能性が高いことを示しています。

使命志向の会議から認知バイアスを取り除く最善の方法は、書面で長い準備段階を経ることです。マネージャーが使命志向の会議を組織するときは、急いで会議に参加するのではなく、議論、フィードバック、または質問を事前に収集する時間をとることをお勧めします。問題を解決するための問題に関する書面による議論を作成すると、より良い意思決定プロセスにつながる可能性があります。問題が発生するとすぐに会議に駆け込むことは、認知バイアスを引き起こす最良の方法です。また、誤った緊急性を生み出し、他の人のスケジュールを混乱させます。

すべての関係者が予備文書を通じて十分な情報を得たら、短いミッション志向の会議を開催し、決定プロセスを終了することができます。これは、すべての関係者が決定に同意するか、少なくとも決定にコミットすることを確認するための良い方法です。意思決定プロセスで対立やエスカレーションが発生した場合に備えて、この種の会議を開催することも役立つ場合があります。

自分が参加しているミーティングのタイプを認識することで、より良いプラクティスを実装する方法を理解するのに役立ちます。プロセス指向の会議の場合は、デジタル更新に置き換えてみてください。使命志向の会議の場合、事前に準備された入念な文書は、意思決定に関連する偏見を減らすのに役立ちます。

7 つの会議ルールに従う

いくつかの会議は避けることができません。この場合、会議は常に次の 7 つのルールに従う必要があります。

1. 事前定義された目標: 目標のない会議は、時間を無駄にする最善の方法です。ミッション指向の会議であろうとプロジェクト指向の会議であろうと、すべての会議には、すべての参加者にとって明確な目標が必要です (たとえば、1 対 1 の会議は、従業員のパフォーマンスを確認することを目的としています)。
2. タイムライン: 会議は無制限ではなく、割り当てられた時間を尊重する必要があります。割り当てられた時間が短いほど、会議はより効率的になります。 4 時間の会議を計画する場合、参加者は時間を埋める方法を確実に見つけることができます。会議が十分に準備されていて、他の 5 つのルールがすべて含まれている場合は、30 分に短縮しても同じ結果が得られます。
3. 議題: 議題がないということは、会議がないということです。議題のない会議は、特定の期間、会議室 (または Zoom コール) に人々を閉じ込める言い訳にすぎません。会議は常に、何を話し合うかという議題を持って始めてください。
4. 準備: 会議の議題は、すべての参加者がトピックについての考えを準備できるように、常に事前に (少なくとも 24 時間) 入手できるようにする必要があります。ベスト プラクティスは、会議の前に書面による会話を行うことです。これにより、対面でやり取りすることなく、問題を可能な限り進めることができます (したがって、外向的な性格の人が会議での議論を引き継ぐという問題を取り除くことができます)。
5. リーダー: 各会議には、物事を進めるために任命されたリーダーが必要です。それが使命志向の会議である場合、リーダーはまた、決定が下された場合に最後の言葉を持っているべきです.
6. 書記: 会議でメモを取るために書記を必ず指名します。公平を期すために、書記は常に同じ人物である必要はありません。メモがなければ、会議で決定されたことの痕跡はありません。メモは、後で記憶が失われた場合や、会議に出席していない人と会議の内容を共有するのに役立ちます。筆記者はまた、会議の後にメモを整理して、読者が完全に理解できるようにする必要があります。
7. 必要以上の人は入れない : Jeff Bezos の有名なミーティングのルールがあります。ピザ 2 枚でグループ全員が食べきれないほど大規模なミーティングを行うべきではありません。会議の参加者は常に価値をもたらす必要があります。会議に参加者を増やすことは、意思決定プロセスを遅らせたり、別の場所に費やすことができる時間を無駄にしたりする良い方法です。

会社全体でこの一連のルールを使用すると、すべての会議が効率的になります。それでも、よく組織された効率的な会議に邪魔されることがあります。優れた組織的慣行に加えて、健全な個人ルールも生産性を高めることができます。

会議に費やす時間を減らす

上記のルールに従うことで、会議が最も効率的な会議に削減されるはずです。ただし、会議が作成者のスケジュールを中断し続ける場合、それらは依然として生産性の妨げになります。以下は、作成者の時間を取り戻すための個人的なヒントです。

1. もっと書く、話すより少なく:書面による会話は、時間を大幅に節約します。書面による (詳細な) 会話で解決できる会議の数を想像してみてください。私は無秩序な Slack スレッドについて話しているのではなく、プロジェクト、問題、および取るべき決定に関する実際の詳細な詳細について話しているのです。私は定期的に 200 ～ 300 の更新を書き、プロジェクト管理ソフトウェアでチームと共有しています。これにより、共有する前に自分の考えを整理できます。これらの更新はいつでも読むことができるので、会議で常にチームの邪魔をすることはありません。書面ではなく会議で常に自分の考えを共有していたら、文字通りチームの生産性を台無しにしてしまうでしょう。
2. カレンダーの招待状にメタデータを含める:カレンダーの招待状は、場所、通話リンク、メモ、議題などのメタデータを追加するのに適した場所です。これは、組織外の人々に特に当てはまります。外部の関係者は会議のトピックについて同僚よりも知識が少ない可能性があるため、コンテキストと情報を外部の関係者に提供することはさらに重要です。
3. 会議に出席し、議題に集中する:会議中にテキスト メッセージを送信し始める人を見たことがあるでしょう。無礼であることに加えて、会議が彼らに関係がないことも示しています。参加者の注意を引くために、会議室にコンピューターを 1 台だけにする、会議中にスマートフォンを禁止するなどの簡単なルールを導入できます。議題に集中し続けることも重要です。コースから外れることは、30 分間の会議を何時間も続けるための最良の方法です。議題についてさらに議論が必要な場合は、同僚を部屋に長時間閉じ込めるのではなく、フォローアップ会議を準備してください。
4. 自発的な中断を止める:集中力を維持する必要がある場合、中断は望ましくありません。ただし、一部の職場ではこの傾向が強く、他人からの妨害を止めるのは自分の責任である場合もあります。簡単な方法は、同僚に対して透明性を保つことです。たとえば、集中するために長い時間が必要な場合は、メールやメッセージを定期的にチェックしないことをチームに明確に伝えます。混雑したオフィスで中断が多い場合は、ヘッドフォンを着用して忙しいことを示すこともできます。
5. 会議にノーと言いましょう:これは最も急進的な選択肢ですが、多くの場合、最善の方法です。会議にノーと言うことは、作成者の時間を取り戻すための最良の方法です。たとえば、「ミーティングなし」のイベントでカレンダーをブロックして、他の人があなたのスケジュールを乗っ取らないようにすることができます。私は定期的に、明確な目標や議題がない会議を拒否します。会議に「はい」と言うと、リストにある他のタスクにも自動的に「いいえ」と言うことに注意してください。
6. 会議をバッチ処理する:タスクと同様に、会議をまとめてバッチ処理できます。これは、ハイブリッド メーカー/マネージャーのスケジュールを持つ人々にとって特に便利です。すべての会議を週に 1 回か 2 回の午後にまとめて行うと、残りの時間を完全に解放して深い集中力を得ることができます。会議に特定の時間枠を割り当てることで、会議に費やす時間をまともなレベルに保つこともできます.自発的な中断が多い人のために、「オフィスアワー」を作成することもできます (大学で教授が行うようなもの)。オフィスアワーを使用すると、カレンダーで特定の時間枠を開いて質問に答えることができます。これは、定期的に質問に答える必要がある人にとって特に役立ちます。
7. 長くしすぎない:ほとんどのカレンダー アプリは、既定で 1 時間の予定を作成しますが、会議は必ずしもそれほど長くする必要はありません。会議が十分に準備されていれば、30 分間の会話で多くのことをカバーできることを覚えておいてください。 1 時間の枠を捨てて、短い会議を開始します。また、参加者がより迅速にポイントに到達するように強制します。
8. ツールを使用して会議を促進する:会議の開催は複雑になる場合があります。すべての関係者に合う時間を見つけようとすると、長いメールがやり取りされることはよくあることです。これを回避する簡単な方法の 1 つは、Calendly (無料) などのツールを使用することです。このアプリを使用すると、空き時間枠を外部の連絡先と共有できます。整理プロセスは完全に自動化されており、リンクを共有するだけで、他の人が自分の議題に合った時間を見つけることができます.ありがとう、テクノロジー！

会議の社会的利益

企業はそれぞれ独自のものであり、内部コミュニケーションに関してはさまざまなニーズがあります。ほとんどの企業が会議を最小限に抑えることで利益を得られると確信していますが、会議の社会的利益も認めています。

場合によっては、悪い会議がギャップをすり抜けてしまうことがあります。私の会社では、これらのいずれかを毎週自発的に行っています。週に 1 回、短い全員参加型の会議を開催します (10 人未満なので、これでも問題ありません)。このミーティングは、1 つは専門的なもの、もう 1 つは個人的な、2 つの短い週のハイライトを共有することに専念しています。これは書面による報告に完全に置き換えることができますが (実際には並行して報告を行っています)、この会議の利点は、チームを集めてリラックスした議論を行うことです。個人的なハイライトは、私たちの絆を深め、しばしば一緒に笑うのにも役立ちます。

時には、簡単な話の利点を認識しなければなりません。しかし、他のすべての会議が効率的であることがわかっているため、この会議を許可できます。

この投稿のアドバイスに従えば、チームや会社を管理している場合でも、会議の時間を週に数時間に簡単に減らすことができます.会議がすべて関連している場合、会議を嫌う必要はありません。