Errores comunes al buscar comentarios por correo electrónico

¿Cuántos correos electrónicos dejas en tu bandeja de entrada sin abrir? O en otras palabras, ¿abre, lee y responde todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada? E incluso después de abrir un correo electrónico, ¿respondes a todos? Bueno, ¡la mayoría de la gente no lo hace!

Las investigaciones sugieren que el 40% de los clientes dicen que tienen casi 50 correos electrónicos no leídos en sus bandejas de entrada en cualquier momento. Especialmente cuando hablamos de encuestas por correo electrónico, hoy en día se ha convertido en una tarea desafiante para los encuestadores alentar a los clientes a abrir un correo electrónico de encuesta y responder a la encuesta cuando las bandejas de entrada de todos están llenas de correos electrónicos no deseados, de marketing y de encuestas.

Los comentarios de los clientes son una parte inevitable de su negocio. Para recopilar comentarios, es necesario encuestar a sus clientes y el éxito de una encuesta radica en su tasa de respuesta. Si no puede obtener una buena tasa de respuesta en sus encuestas, sus encuestas no valen la pena y los resultados de la encuesta pueden incluso ser inexactos debido a un pequeño grupo de encuestados.

Para que sus encuestas sean exitosas, debe seguir las mejores prácticas para enviar sus encuestas por correo electrónico. Pero no basta con seguir estos consejos. Debe evitar ciertas cosas que pueden provocar el fracaso de su encuesta, como no verificar las direcciones de correo electrónico antes de comunicarse con ellas, no dirigirse al cliente con el conjunto correcto de preguntas y más. En este artículo, analizaremos algunos de los errores más comunes que cometen los encuestadores al buscar comentarios por correo electrónico. Primero, aprendamos qué son los comentarios por correo electrónico.

¿Qué son los comentarios por correo electrónico?

Los comentarios por correo electrónico son un proceso de recopilación de comentarios de clientes o empleados mediante el uso de una encuesta por correo electrónico. En una encuesta por correo electrónico, se envía una invitación a la encuesta a los clientes en el cuerpo del correo electrónico con un enlace adjunto para abrir y responder la encuesta. Al hacer clic en el enlace, se redirige a la página de la encuesta donde los clientes pueden responder las preguntas y enviarlas.

Alternativamente, los correos electrónicos de encuestas integradas también se envían a los clientes donde la primera pregunta de la encuesta está integrada en el cuerpo del correo electrónico con enlaces en los que se puede hacer clic para responder la pregunta. Cuando el cliente hace clic en la opción de respuesta para responder a la primera pregunta, se abre la encuesta completa y los clientes pueden responder a las siguientes preguntas y enviar sus respuestas.

Hay ciertas cosas que no debes hacer al enviar encuestas por correo electrónico para obtener comentarios. Exploremos los errores más comunes que debe evitar cometer al buscar comentarios por correo electrónico.

Errores comunes al buscar comentarios por correo electrónico

1. No prestar el énfasis requerido en la línea de asunto
2. Envío de encuestas por correo electrónico sin la marca de la empresa
3. No optimizar encuestas para dispositivos móviles
4. No personalizar los correos electrónicos
5. No incluir preguntas de la encuesta en el correo electrónico
6. Crear encuestas largas con demasiadas preguntas
7. Hacer tipos de preguntas incorrectos
8. Hacer preguntas que ya sabes
9. Usar lenguaje y formas complejos
10. Hacer preguntas con opciones principales
11. Sobre el envío de encuestas por correo electrónico
12. No tomar medidas sobre los comentarios

Aprendamos cómo estos errores deterioran la calidad de sus encuestas por correo electrónico y arruinan los resultados de sus encuestas. También te diremos cómo evitar estos errores comunes.

1. No poner el énfasis requerido en la línea de asunto

Si no le presta la atención merecida a la línea de asunto del correo electrónico de la encuesta, es uno de los mayores errores que puede cometer al enviar encuestas por correo electrónico. Como usted sabe, "La primera impresión es la última impresión", y la línea de asunto es lo primero que ve un lector cuando recibe un correo electrónico, es necesario que su línea de asunto sea lo suficientemente atractiva como para motivar a los clientes a realizar la encuesta. .

Simplemente escribir una 'Encuesta de comentarios de los clientes' no ayudará. Esto puede hacer que los clientes se salten el correo electrónico. Por lo general, los clientes ni siquiera abren los correos electrónicos de marketing y encuestas, y mucho menos los responden. Esto es lo que puede hacer para evitar este error.

¿Cómo evitar esto?

Debería:

• Haga que la línea de asunto sea atractiva
• Indique el propósito de la encuesta en la línea de asunto.
• Convencer a los clientes de que la encuesta eventualmente los ayudará
• Mencione el tiempo estimado para crear la encuesta.

A continuación se muestra un ejemplo de una línea de asunto atractiva con todos los consejos mencionados anteriormente.

'Help us to serve you better with this short two-minute feedback survey'.

2.Envío de encuestas por correo electrónico sin la marca de la empresa

La marca es una parte importante de cualquier negocio. Lo mismo ocurre con las encuestas. Muchas encuestas omiten agregar una marca o logotipo a sus encuestas, lo que a veces hace que la encuesta sea confusa para los clientes, ya que no saben de dónde vino.

Además, su marca es su identidad y, para crear un recuerdo de marca, también es importante agregarla en sus encuestas. No agregar su marca solo crea confusión y frustración en los clientes, lo que puede incitarlos a no realizar la encuesta.

A largo plazo, esto dañará su reputación de marketing por correo electrónico, algo que debe evitar a cualquier precio.

¿Cómo evitarlo?

Debería:

• Etiquete sus encuestas y agregue su propia marca y estilo.
• Utilice una herramienta de encuestas por correo electrónico eficaz que le permita hacerlo.

3.No optimizar encuestas para dispositivos móviles

Hoy en día, el 81% de las personas prefiere los teléfonos inteligentes para consultar su correo electrónico. En tal escenario, no optimizar las encuestas por correo electrónico para teléfonos móviles es uno de los mayores errores que cometen algunos encuestadores, lo que en última instancia resulta en una baja tasa de respuesta.

La gente no volverá a abrir su buzón de correo en sus escritorios sólo para responder una encuesta. Esperan que envíes un enlace que se pueda abrir con un solo toque en cuestión de segundos y ellos responderán a la encuesta. Pero cuando un enlace no se abre en los teléfonos móviles, simplemente dejan la encuesta sin responder.

¿Cómo evitar esto?

Debería:

• Optimice las encuestas para dispositivos móviles.
• Utilice un buen software de encuestas por correo electrónico que le ayude a crear encuestas optimizadas para dispositivos móviles. prueba tu
• encuestas en dispositivos móviles antes de enviarlas finalmente a los clientes.

4.No personalizar los correos electrónicos

El 50% de las empresas cree que la personalización tiene la capacidad de aumentar la interacción dentro del correo electrónico y el 72% de los clientes está de acuerdo en que solo interactúan con mensajes personalizados. Mientras que algunos encuestadores cometen el error de enviar una encuesta por correo electrónico no personalizada, lo que los clientes pueden sentir incómodos y menos importantes, y tienden a omitir la encuesta.

¿Cómo evitarlo?

Debería:

• Personalice sus encuestas según sus clientes.
• Incluya los nombres de los clientes en la línea de asunto y en el cuerpo del correo electrónico.
• Utilice marcadores de posición en su aplicación de encuestas por correo electrónico para colocar los detalles de los clientes en el formato de correo electrónico en lugares apropiados, como nombre del cliente, producto comprado, sucursal visitada, ejecutivo con el que interactuó, etc.

5.No incluir preguntas de encuestas en los correos electrónicos

Otro error que cometen los encuestadores es no incluir preguntas de la encuesta en el propio correo electrónico. Sin embargo, hay formas de enviar encuestas por correo electrónico en las que se proporciona un enlace en el correo electrónico que se abre por separado. Sin embargo, siempre es mejor incluir preguntas de la encuesta, especialmente la primera pregunta de la encuesta en el cuerpo del correo electrónico.

Esto aumenta la participación de los clientes en la encuesta tan pronto como abren y leen el correo electrónico. Cuando se muestra una pregunta de la encuesta en el cuerpo del correo electrónico, se solicita a los clientes que la respondan, redireccionando a la encuesta completa o a las siguientes preguntas.

De esta manera, los clientes tienden a responder la encuesta con la misma fluidez. Mientras que, si no muestra una pregunta de la encuesta en el cuerpo de su correo electrónico y pide a los clientes que abran un hipervínculo, de alguna manera se interrumpe el flujo y los clientes tienden a no preocuparse por abrir y responder la encuesta.

¿Cómo evitarlo?

Debería:

• Prefiera siempre utilizar correos electrónicos de encuestas integrados, donde la primera pregunta de la encuesta está integrada y se muestra en el propio correo electrónico. Cuando los clientes hacen clic para responder a la primera pregunta, se redirige automáticamente a la encuesta completa o a la siguiente pregunta de la encuesta.
• Elija siempre un software de encuestas por correo electrónico que le permita enviar encuestas por correo electrónico integradas.

6.Crear encuestas largas con demasiadas preguntas

Es bueno recopilar información real y detallada sobre los clientes, pero enviar encuestas largas para conocer todos y cada uno de los sentimientos de sus clientes puede incluso privarlo de las respuestas importantes que necesita de sus clientes.

Si su encuesta lleva más tiempo de lo que sus clientes esperaban, puede frustrarlos y hacer que abandonen la encuesta en el medio. Debes tener en cuenta que todos están ocupados con sus propias cosas y nadie tiene tiempo suficiente para responder una encuesta larga.

¿Cómo evitar esto?

Debería:

• Informar a los clientes del tiempo estimado para completar la encuesta.
• Respete el tiempo de encuesta que mencionó, no realice encuestas que demoren más que eso.
• Utilice preguntas limitadas y necesarias.
• Incluya una pregunta abierta que debería ser opcional para que, si los clientes desean compartir sus experiencias en detalle, tengan la oportunidad de hacerlo.

7.Hacer tipos de preguntas incorrectos

Otro error que cometen los encuestadores es hacer preguntas equivocadas, como preguntas dobles. Una pregunta de doble cañón es cuando en una misma pregunta se hacen dos cosas que pueden tener respuestas diferentes. Por ejemplo: ¿Cómo fue tu experiencia con la comida y el personal?

Ahora puede haber un caso en el que sus clientes o invitados sientan que la comida estaba deliciosa pero el personal no fue acogedor o viceversa. En tal situación, les resulta difícil responder. Este error puede llevar a abandonar la encuesta en el medio porque no quieren dar una respuesta falsa o darían respuestas inexactas.

¿Cómo evitarlo?

Debería:

• Haga preguntas muy claras.
• Pregunte sobre un aspecto en una sola pregunta.
• Pruebe su encuesta por correo electrónico enviándoles un grupo de empleados antes de enviárselas a sus clientes.

8.Hacer preguntas que ya conoces

Algunas encuestas están diseñadas de tal manera que hacen preguntas como nombre, número de teléfono, identificación de correo electrónico y detalles sobre su compra. El error es que cuando ya tienes todos los datos de tus clientes y por eso puedes enviarles una encuesta, no tiene sentido volver a hacer estas preguntas.

Además, hacer preguntas repetitivas también es un error que cometen algunos encuestadores. Por ejemplo, preguntar a los clientes su experiencia general tanto al principio como al final de la encuesta puede irritarlos.

¿Cómo evitarlo?

Debería:

• Evite hacer preguntas repetitivas
• Evite preguntar datos personales de los clientes que esperan que usted ya conozca.
• Utilice una buena aplicación de encuestas por correo electrónico que obtenga dichos detalles automáticamente.

9.Usar lenguaje y formas complejos

Otro error es utilizar un lenguaje complejo en las preguntas de la encuesta. Al crear preguntas de encuesta, debe tener en cuenta que sus clientes pueden tener diferentes orígenes. Los topógrafos a veces utilizan algunas palabras o jerga particular que son comunes para ellos o para quienes trabajan en el mismo negocio, pero que no son fácilmente comprensibles para sus clientes. Si utiliza esas palabras, es posible que los clientes no las entiendan y dejen la encuesta en el medio o incluso den respuestas inexactas al malinterpretar la palabra.

En segundo lugar, uno de los errores comunes que cometen las encuestas es utilizar formas múltiples y complejas en las opciones para responder las diferentes preguntas. Esto resulta confuso y requiere mucho tiempo para que los encuestados exploren formas múltiples y complejas y luego seleccionen las opciones de respuesta adecuadas.

¿Cómo evitar esto?

Debería:

• Utilice un estilo único para responder las preguntas. Por ejemplo, si ofrece la opción de calificaciones con estrellas, utilícela durante toda la encuesta.
• Evite utilizar formas complejas para elegir un tipo de respuesta.
• Intente utilizar escalas de calificación simples como NPS, CES y CSAT

10. Hacer preguntas con opciones principales

Otro error que cometen algunos encuestadores es ofrecer opciones principales para responder una determinada pregunta. Por ejemplo, hace una pregunta: ¿Cómo fue su experiencia con nuestro producto?

Ahora las opciones deberían ser Excelente, Bueno, Promedio, Malo, Pobre. Pero una pregunta capciosa intentará conducir con fuerza a una buena conclusión ofreciendo opciones como Impresionante, Muy bueno, Bueno, Promedio, Inferior al promedio.

Este tipo de preguntas limitan las respuestas de los clientes y su capacidad para responder con precisión. Esto puede incluso frustrarles en caso de que ya hayan tenido una mala experiencia, y puede provocar el abandono de la encuesta e incluso la pérdida de clientes.

¿Cómo evitarlo?

Debería:

• Brindar opciones justas a los clientes tanto en el lado positivo como en el negativo para que los clientes puedan responder libremente lo que sienten.

11. Envío excesivo de encuestas por correo electrónico

Las encuestas por correo electrónico son una excelente manera de recopilar comentarios. Supongamos que realiza una compra, recibe un correo electrónico de encuesta y responde a la encuesta. Esto es bastante normal, pero imagina que compras un producto cada semana o cada mes y cada vez recibes un correo electrónico en busca de comentarios. ¿Responderías a todas las encuestas por correo electrónico? Por supuesto que no, ya que provocará fatiga en las encuestas y, eventualmente, dejará de tomar en serio estos correos electrónicos de encuestas.

Lo mismo ocurre con sus clientes. Si envía demasiados correos electrónicos de encuestas a los mismos clientes, dejarán de tomárselo en serio y no responderán a sus encuestas. De esta manera, se perderá la información crucial de los comentarios de los clientes sólo por enviar más encuestas de comentarios.

¿Cómo evitarlo?

Para evitar esto, debes:

• Limite sus encuestas a un número determinado, como una vez al año o una vez al trimestre. Conservará su valor y la posibilidad de que los clientes respondan a la encuesta será mayor.
• Elija un software de encuestas que habilite la función de limitación de encuestas que le ayuda a evitar encuestar demasiado a sus clientes y garantiza que a los mismos clientes no se les envíen encuestas en un período determinado, como un mes, un trimestre o un año.

12. No tomar medidas ante los comentarios

Por último, pero no menos importante, el mayor error que puede cometer con cualquier encuesta de comentarios de clientes es no tomar ninguna medida al respecto. El propósito de cualquier encuesta de retroalimentación es saber qué sienten sus clientes y tomar las medidas adecuadas al respecto. Pero algunas empresas simplemente aceptan los comentarios con el fin de cumplir con la formalidad de solicitar comentarios, pero en realidad no responden a los comentarios de los clientes.

Esto hace que se pierda la credibilidad de la marca y que los clientes se sientan desatendidos. Con el tiempo, dejan de dar comentarios y finalmente cambian a otra marca.

¿Cómo evitarlo?

Debería:

• Responda a todos los comentarios que reciba
• Agradezca a los clientes por brindar comentarios positivos o neutrales, pregúnteles a los neutrales qué esperan más de usted y pregúnteles a los negativos dónde salieron mal las cosas.
• Tome las medidas adecuadas necesarias en cada comentario y cierre el ciclo de comentarios de los clientes.