Erstellen der perfekten Brücke: So richten Sie eine Jira Salesforce-Integration ein

Wenn Sie Jira- oder Salesforce-Benutzer (oder vielleicht beides?) sind und Probleme mit der Synchronisierung von Daten zwischen den beiden Plattformen haben, dann sind Sie hier richtig. Beide Plattformen haben ihre Stärken und Schwächen, aber wenn sie zusammen verwendet werden, können sie eine leistungsstarke Kombination für Unternehmen jeder Größe sein.

Einer der Vorteile von a Jira Salesforce-Integration besteht darin, dass Sie alle Ihre Kundeninteraktionen an einem Ort verfolgen können. Dies kann für Vertriebsteams hilfreich sein, da sie den gesamten Verlauf der Interaktionen eines Kunden mit Ihrem Unternehmen einsehen können, vom ersten Kontakt über den Kauf bis hin zu Support-Tickets.

Warum Salesforce und Jira integrieren? Es kann Ihnen helfen, Ihre Projektmanagementprozesse zu verbessern. Mit Jira können Sie den Fortschritt Ihrer Projekte verfolgen, Fristen festlegen und Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ihre Projekte auf dem richtigen Weg sind und alle auf dem gleichen Stand sind.

Klingt gut, oder? Sehen wir uns an, wie wir in wenigen Schritten eine bidirektionale Jira Salesforce-Integration implementieren können.

Doch zunächst: Welche unterschiedlichen Möglichkeiten gibt es, Jira und Salesforce zu integrieren?

Wie integriere ich Jira und Salesforce?

Es gibt mehrere Möglichkeiten der Integration Zwangsversteigerung Und Jira , einschließlich der typischen einheimischen Methoden. Aber wer möchte über seine Grenzen sprechen?

Für diesen Leitfaden habe ich mich für eine Drittanbieterlösung namens Exalate entschieden. Mit diesem Tool kann ich fast jeden Anwendungsfall einrichten, von einfach bis fortgeschritten.

Exalate ist eine Datenintegrationsplattform, die es einfach macht, verschiedene ITSM-Tools und Arbeitsmanagementplattformen wie Jira, Salesforce, GitHub, Azure DevOps, ServiceNow usw. zu verbinden.

Exalate: eine fortschrittliche Integrationsplattform

Wenn es um herkömmliche Integrationslösungen geht, hat Exalate offensichtliche Vorteile.

• Es unterstützt die dezentrale Integration, sodass jede Integrationspartei eine unabhängige Kontrolle über die gesendeten und empfangenen Informationen hat. Eine solche autonome Steuerung macht es zu einem perfekten Kandidaten für unternehmensübergreifende oder MSP-Integrationen .
• Die dezentrale Integrationsfunktion ist wichtig für Integrationssicherheit da sich die Jira- und Salesforce-Administratoren bei sich ändernden Integrationsanforderungen nicht gegenseitig beraten müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass Administratoren die Synchronisierungen anderer nicht beeinträchtigen.
• Jeder Exalate-Knoten verfügt über eine eigene Integrationsumgebung, die von anderen Knoten getrennt ist. Diese Unterstützung für Einzelmandanten stellt sicher, dass Ihr dedizierter Prozess-, Datei- und Netzwerkbereich unabhängig voneinander ist.
• Es bietet ein No-Code/Low-Code-Integrationssetup. Geschäftsanwender bevorzugen das kein Code Modus für einfache Synchronisierungsanwendungsfälle, während technische Benutzer tiefe Integrationen mit dem implementieren können Low-Code Modus.
• Der Low-Code-Modus, in Exalate Script-Modus genannt, verfügt über eine erweiterte Funktion Groovy-basiertes Scripting Engine, mit der Sie alles, was Sie möchten, auf jede gewünschte Weise synchronisieren können. Exalate erreicht dies mithilfe von ein- und ausgehenden Synchronisierungsprozessoren.

Jetzt ist es an der Zeit, sich Schritt für Schritt mit der Einrichtung einer Jira ServiceNow-Integration zu befassen.

So implementieren Sie eine Jira Salesforce-Integration in 6 einfachen Schritten

Wie gesagt, Exalate ist eine dezentrale Lösung. Sie müssen es also sowohl auf Jira als auch auf Salesforce installieren und dann die Instanzen verbinden.

Sobald Ihre Instanzen verbunden sind, können Sie eine Zuordnung (auch Synchronisierungsregeln genannt) zwischen den beiden Systemen erstellen. Diese Zuordnung teilt Exalate mit, wie die Daten in Salesforce und Jira verbunden werden.

Sobald Sie eine Zuordnung erstellt haben, können Sie Exalate verwenden, um Daten zwischen Salesforce und Jira zu synchronisieren. Exalate kann Daten in Echtzeit oder nach Zeitplan synchronisieren.

Lass uns anfangen!

Schritt 1. Installieren Sie Exalate auf Salesforce

Um Exalate auf Salesforce zu installieren, navigieren Sie zu Salesforce AppExchange und suchen Sie nach „Exalate“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt herunterladen“, um fortzufahren.

Wählen Sie aus, wo Sie Salesforce installieren möchten: entweder in Ihrer aktuellen Organisation oder einer Sandbox-Organisation. Ich habe mich entschieden, es in meiner aktuellen Organisation zu installieren.

Scrollen Sie nach unten, um die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu lesen und zu akzeptieren. Klicken Sie auf „Bestätigen und installieren“, um den Installationsvorgang zu starten.

Geben Sie die Salesforce-Benutzer an, für die Sie Exalate installieren möchten. Sie können dies später bei Bedarf ändern. Ich habe mich dafür entschieden, es für alle Benutzer zu installieren. Klicken Sie auf „Installieren“.

Klicken Sie nun auf „Drittanbieterzugriff genehmigen“, indem Sie auf „Weiter“ klicken. Durch diesen Schritt erhält Exalate Zugriff auf die erforderlichen Daten. Der Installationsvorgang ist abgeschlossen.

Klicken Sie auf „Fertig“, um die Einrichtung abzuschließen.

Fahren Sie mit Ihrer Salesforce-Instanz fort und Erstellen Sie eine verbundene App . Speichern Sie das dabei generierte „Consumer Secret“ und den „Consumer Key“.

Navigieren Sie in Ihrer Salesforce-Instanz zu „Apps“ und suchen Sie nach „Exalate“.

Verwenden Sie das „Consumer Secret“ und den „Consumer Key“, die Sie zuvor gespeichert haben, und klicken Sie dann auf „Request Node“.

Klicken Sie auf „Zulassen“, um Exalate Zugriffsberechtigungen zu erteilen. Geben Sie Ihre persönlichen Daten ein und klicken Sie auf „Zustimmen und absenden“. Warten Sie auf eine E-Mail vom Exalate License Manager.

Klicken Sie in Ihrer E-Mail auf „Exalate-Instanz überprüfen“, um zur Exalate-Administratorkonsole weitergeleitet zu werden.

Hinweis *: Sie können den Salesforce Connector für Jira auch über den Atlassian Marketplace beziehen.*

Wenn Sie Exalate bereits auf Ihrer Jira-Instanz installiert haben, können Sie mit Schritt 3 fortfahren und mit der Einrichtung Ihrer Verbindung beginnen. Wenn nicht, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 2. Installieren Sie Exalate auf Jira

Die Installation von Exalate auf Jira ist ein unkomplizierter Vorgang, da es sich um eine App handelt. Sie können dies direkt über das tun Exalate-Website Oder indem Sie zum Atlassian Marketplace gehen und nach „Exalate Jira Issue Sync“ suchen.

Hier führen wir Sie durch die Einrichtung von Exalate aus Jira heraus.

Hinweis *: Ich gehe davon aus, dass Sie Jira Cloud verwenden. Beachten Sie jedoch, dass Sie mit Exalate auch Salesforce vor Ort mit Jira synchronisieren können. Anweisungen für diese Installation finden Sie hier Hier . Weitere Informationen zu Jira Cloud finden Sie hier Hier .*

Um Exalate zu installieren, klicken Sie oben rechts in Ihrer Jira-Instanz auf das Symbol „Einstellungen“ und wählen Sie „Apps“ aus dem Dropdown-Menü.

Wählen Sie im linken Untermenü „Neue Apps suchen“.

Geben Sie im Suchfeld „Exalate“ ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Es werden verschiedene Exalate-Apps aufgelistet, die für verschiedene Issue-Tracker entwickelt wurden. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Option auswählen, z. B. „Exalate Jira Issue Sync & mehr“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kostenlos testen“.

Es erscheint ein Popup-Fenster mit der Bezeichnung „Zu Jira hinzufügen“. Klicken Sie auf „Kostenlose Testversion starten“.

Klicken Sie nach einem Moment auf „Erste Schritte“.

In Ordnung! Sie sind bereit für die erste Verbindung.

Schritt 3. Jira mit Salesforce verbinden

Beginnen Sie damit, eine Verbindung zwischen Jira und Salesforce herzustellen, bei der eine Seite initiiert und die andere Seite akzeptiert.

In diesem Beispiel initiieren wir die Verbindung von Salesforce aus, Sie können jedoch von beiden Seiten beginnen. Exalate bietet eine konsistente Schnittstelle auf allen Plattformen, sodass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, wo Sie anfangen und wie Sie vorgehen sollen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbindungen“ > „Verbindung initiieren“. Auf dem nächsten Bildschirm werden Sie aufgefordert, die URL der Zielinstanz einzugeben.

Wir geben die Jira-Instanz-URL ein, da wir die Verbindung von der Salesforce-Seite aus initiiert haben. Wählen Sie nach einer kurzen Überprüfung den Verbindungsmodus.

Exalate für Salesforce bietet zwei Modi: Basic und Script.

Der Basismodus bietet eine Benutzeroberfläche ohne Code und ohne Konfiguration, die für einfache Synchronisierungsanwendungsfälle geeignet ist.

Wir empfehlen die Verwendung des Skriptmodus für größere Anpassungsmöglichkeiten, selbst bei komplexen Anwendungsfällen.

Wir werden hier beide Modi behandeln, beginnend mit:

Der Basismodus

Nachdem Sie auf dem Bildschirm oben auf „Weiter“ geklickt haben, bestätigen Sie, ob Sie Administratorzugriff auf die Zielseite (d. h. die Jira-Instanz) haben.

Wählen Sie „Ja, ich habe Administratorzugriff“ und klicken Sie auf „Initiieren“. Wenn Sie keinen Zugriff haben, können Sie einen Einladungscode manuell kopieren und auf der Jira-Seite einfügen.

Nach erfolgreicher Verifizierung werden Sie zur Jira-Instanz weitergeleitet. Wählen Sie das Jira-Projekt aus, in dem die Salesforce-Entitäten synchronisiert werden sollen, und klicken Sie auf „Bestätigen“.

Sie können sofort mit der Synchronisierung Ihrer ersten Ausgabe beginnen, indem Sie den Schlüssel in das Textfeld eingeben und auf „Exalate“ klicken. Warten Sie einen Moment, bis die entsprechenden Statusmeldungen angezeigt werden.

Lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich, während Ihre erste Ausgabe synchronisiert wird.

Der Skriptmodus

Wählen Sie den Skriptmodus und klicken Sie auf „Weiter“.

Benennen Sie Ihre Verbindung. Dies hilft Ihnen, Ihre Verbindung zu identifizieren, insbesondere wenn Sie mehrere Verbindungen haben.

Benennen Sie die lokalen und Remote-Instanzen. Basierend auf Ihren Eingaben wird automatisch ein Verbindungsname generiert. Sie können es ändern, wenn Sie möchten.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Initiieren“.

Exalate generiert einen Einladungscode. Klicken Sie auf „Einladungscode kopieren“, um ihn sicher zu speichern.

Ihre Arbeit auf Salesforce-Seite ist nun abgeschlossen. Fahren Sie für die nächsten Schritte mit Ihrer Jira-Instanz fort.

Öffnen Sie auf der Jira-Seite die Registerkarte „Verbindungen“ in der Exalate Admin-Konsole und klicken Sie auf „Einladung annehmen“. Dadurch wird ein Textbereich geöffnet. Fügen Sie den zuvor kopierten Einladungscode ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Wählen Sie wie im Basismodus das Projekt auf der Jira-Seite aus und klicken Sie auf „Bestätigen“.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre Jira- und Salesforce-Instanzen erfolgreich verbunden.

Hier kommt der spannende Teil! Lassen Sie uns unsere Synchronisierung konfigurieren.

Schritt 4: Konfigurieren Sie die Verbindung, um zu definieren, welche Informationen geteilt werden

Es ist an der Zeit, den Informationsaustausch zwischen Jira und Salesforce durch die Konfiguration der Verbindung zu steuern.

Der Konfigurationsbildschirm verfügt über zwei Registerkarten: „Regeln“ und „Trigger“. Ich werde in diesem Abschnitt auf die Registerkarte „Regeln“ eingehen und im nächsten Abschnitt sehen wir, wie „Trigger“ funktionieren.

Die Synchronisierungsregeln finden Sie auf der Registerkarte „Regeln“. Diese Regeln sind in der Skriptsprache Groovy geschrieben. Wenn Sie also damit vertraut sind, wird es Ihnen leicht fallen.

Die „Ausgehende Synchronisierung“-Regeln bestimmen, was Sie der anderen Seite gesendet haben, und die „Eingehende Synchronisierung“-Regeln steuern, wie Sie Informationen von der anderen Seite interpretieren.

Sowohl Jira als auch Salesforce haben diese Regeln; Der einzige Unterschied besteht darin, wie wir die Entitäten ansprechen. Entitäten hängen von der Plattform ab, von der aus Sie auf die Verbindung zugreifen.

Sie können die Regeln direkt in den Textfeldern bearbeiten oder sie kopieren und einfügen, um sie später zu bearbeiten.

Die Anweisung „ replica.description = entity.Description “ in den Salesforce-Regeln „Ausgehende Synchronisierung“ bedeutet, dass die Fallbeschreibung (Entitätsbeschreibung) in einem Replikat gespeichert wird.

Das Replikat fungiert als Platzhalter zum Speichern der Werte, die Sie senden oder empfangen möchten. In diesem Fall bedeutet das, dass Sie die Fallbeschreibung von Salesforce in die in Jira erstellte Problembeschreibung senden.

Ebenso bedeutet „ issue.description = Replica.description “ in den Jira-Regeln „Eingehende Synchronisierung“, dass Sie die Replikatbeschreibung (Fall aus Salesforce) in das Jira-Issue-Beschreibungsfeld kopieren.

Wenn Sie bestimmte Werte für Entitätsfelder festlegen möchten, können Sie jeden der angegebenen Werte durch in Anführungszeichen eingeschlossene Werte ersetzen. Beispielsweise können Sie „ replica.description = entity.Description “ in „ replica.description = ‚sent from Salesforce‘“ ändern. "

Um Daten auszuschließen, die Sie nicht mehr weitergeben möchten, können Sie die entsprechende Zeile löschen oder auskommentieren, indem Sie am Anfang der Zeile „//“ hinzufügen.

Sie können auch fortgeschrittene Skript-Helfer ' für die Abwicklung komplexer Verarbeitungen. Beispielsweise verwendet „ issue.attachments = attachmentHelper.mergeAttachments(issue, Replica) “ auf der Jira-Seite in den eingehenden Synchronisierungsregeln einen Helfer zum Verarbeiten von Anhängen. Dies ist besonders nützlich für den Umgang mit Anhängen mit verschiedenen Dateitypen.

Sie können diese Regeln entweder im Abschnitt „Regeln für ausgehende Synchronisierung“ oder im Abschnitt „Regeln für eingehende Synchronisierung“ bearbeiten, je nachdem, ob Sie Änderungen an den gesendeten oder empfangenen Daten vornehmen möchten.

Denken Sie daran, auf „Veröffentlichen“ zu klicken, nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben.

Schritt 5: Auslöser für die automatische Synchronisierung einrichten

Löst aus Definieren Sie die Bedingungen, unter denen Jira-Probleme und Salesforce-Entitäten synchronisiert werden.

Möglicherweise möchten Sie ein „Salesforce-Konto“, das sich auf einen bestimmten Kunden bezieht, mit Jira synchronisieren oder automatisch ein Jira-Problem erstellen, wenn ein „Salesforce-Fall“ erstellt oder aktualisiert wird. Sie können Trigger ganz einfach für jede Anforderung konfigurieren.

Der Prozess zum Erstellen von Triggern ist in Jira und Salesforce ähnlich, die Suchanfragen sind jedoch plattformspezifisch. Beispielsweise verwendet Jira JQL (Jira Query Language), während Salesforce SOQL (Salesforce Object Query Language) verwendet.

Das Erstellen von Triggern ist intuitiv und unkompliziert.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Salesforce einen Trigger erstellen. Wenn Sie dieser Anleitung Schritt für Schritt gefolgt sind, sollten Sie sich jetzt auf dem Bildschirm zum Bearbeiten der Verbindung befinden.

Wenn Sie nicht dort sind, gehen Sie in der Exalate-Konsole zum Abschnitt „Verbindungen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbindung bearbeiten“. Klicken Sie in den Tabs oben auf „Trigger“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Trigger erstellen“. Daraufhin wird das Modal „Trigger hinzufügen“ angezeigt.

Es gibt eine Dropdown-Liste mit Salesforce-Entitäten zur Auswahl, z. B. Konto, Fall, Verkaufschance, Aufgabe, Produkt usw. Je nachdem, was Sie auswählen, werden zusätzliche Felder angezeigt.

Sie können sogar die Bedingungen für die Filterung angeben, indem Sie im Abschnitt „If“ eine SOQL-Abfrage schreiben. Fügen Sie unbedingt alle relevanten Notizen hinzu, damit Sie den Zweck des Auslösers besser verstehen, insbesondere wenn Sie viele Auslöser haben.

Sie finden ein Kontrollkästchen „Aktivieren“, mit dem Sie den Auslöser aktivieren oder deaktivieren können.

Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den Trigger zu speichern.

Sie sehen nun den Auslöser, der auf dem vorherigen Bildschirm aufgeführt ist.

Schritt 6: Informationssynchronisierung einleiten

Wir begannen damit, eine Verbindung zwischen Jira und Salesforce herzustellen.

Im Basismodus können Sie über Auslöser synchronisieren oder mehrere Probleme oder Entitäten miteinander synchronisieren, indem Sie die Funktion „ Massenverbindung " Option, oder verwenden Sie die " Verbinden „Vorgang zum Synchronisieren vorhandener Jira-Probleme mit Salesforce.

Sobald Sie im Skriptmodus die Verbindung entsprechend Ihren Anforderungen konfiguriert haben, sehen Sie, dass die Probleme oder Entitäten automatisch synchronisiert werden, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

Exalate sucht regelmäßig nach Synchronisierungen und Aktualisierungen. Wenn Ihre Synchronisierung also nicht sofort angezeigt wird, warten Sie einige Zeit und versuchen Sie es erneut. Sie können die Synchronisierungsregeln und -auslöser jederzeit anpassen, um sicherzustellen, dass alles wie vorgesehen funktioniert.

Erweiterte Anwendungsfälle für die Jira-Salesforce-Integration mit Exalate

Der Skriptmodus von Exalate eröffnet viele Möglichkeiten zur Implementierung erweiterter Anwendungsfälle.

Wir werden in diesem Abschnitt einige davon besprechen:

• Synchronisieren Kommentarthreads und Benutzererwähnungen in Kommentaren zwischen Jira und Salesforce.
• Synchronisieren beliebige (Standard- und benutzerdefinierte) Objekte und Datensätze in Salesforce.
• Aktualisieren ein Salesforce-Konto aus einem benutzerdefinierten Jira-Feld.
• Synchronisieren mehrere verwandte Salesforce-Objekte (Kontakt und Konto verknüpft mit einem Fall) an Jira.

Vorteile der Datensynchronisierung zwischen Salesforce und Jira

Lassen Sie uns abschließend die Vorteile zusammenfassen, die Sie aus einer Salesforce Jira-Integration ziehen:

• Verbesserter Kundenservice: Indem Sie alle Kundeninteraktionen an einem Ort verfolgen, können Sie einen besseren Kundenservice bieten.
• Verbessertes Projektmanagement: Mit Jira können Sie den Fortschritt Ihrer Projekte verfolgen, Fristen festlegen und Teammitgliedern Aufgaben zuweisen.
• Erhöhte Produktivität: Durch die Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen können Sie die Produktivität Ihres Teams steigern.

Abschluss

Die Integration von Salesforce und Jira ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. Mit Exalate können Sie die beiden Systeme einfach verbinden und in Echtzeit mit der Datensynchronisierung beginnen, ohne befürchten zu müssen, dass Administratoren Ihre Daten durcheinander bringen. Es wird Ihnen helfen, den Kundenservice, das Projektmanagement und die Produktivität zu verbessern und Kosten zu senken.

Wenn Sie einen bestimmten Anwendungsfall im Sinn haben und sich fragen, ob Exalate die richtige Lösung für Sie ist, buchen Sie eine kostenlose Sitzung mit einem unserer Integrationsingenieure.

Dieser Artikel wurde von Teja Bhutada geschrieben, einem leitenden IT-Texter bei Exalate .